Auftragsverfolgung - wie funktioniert das?
Einfuehrung in Bestellungen Bestellungen
Bestellungen, haeufig abgekuerzt als Bestellungen, sind wichtige Dokumente fuer Unternehmen. Diese Formulare enthalten wichtige Informationen, die jede Phase der Transaktion und der Auftragserfuellung miteinander verbinden.
Um die volle Kontrolle und Transparenz in diesen Prozessen zu haben, muessen Manager daher eine Auftragsverfolgung durchfuehren. Diese Praxis ermoeglicht es Unternehmen, die Bewegung ihrer Bestellungen im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass die Beschaffungsaktivitaeten genau und effizient sind.
Was ist Auftragsverfolgung?
Bei der Auftragsverfolgung wird der Status und die Bewegung einer Bestellung in Echtzeit ueberwacht. Dies hilft bei der Verwaltung des PO-Zyklus, der das Erstellen einer Bestellung, die Genehmigung und den Erhalt der Ware umfasst. Ein Tracking-System ermoeglicht es den Beschaffungspersonal auch, ineffiziente Schritte in ihren Verfahren zu identifizieren.
Eine Bestellung wird oft als rechtlicher Vertrag zwischen einem Unternehmen und seinen Lieferanten angesehen. Durch die effektive Verfolgung dieser Vertraege koennen Unternehmen sicherstellen, dass sie die richtigen Waren in der erwarteten Menge und Qualitaet erhalten. Dies ist wichtig, um einen optimalen Lagerbestand aufrechtzuerhalten und Abfall zu reduzieren. Darueber hinaus koennen Unternehmen ihr Geschaeftsergebnis schuetzen, indem sie sicherstellen, dass sie mit zuverlaessigen Lieferanten zusammenarbeiten.
Wie Bestellungen traditionell nachverfolgt werden
Um bestehende Strategien zur Auftragsverfolgung zu verbessern, muessen Unternehmen die manuellen Ueberwachungsmethoden verstehen. Traditionell umfasst dieser Prozess 4 Schritte.
1. Beschaffungsabteilung kontaktieren
Wenn eine Abteilung feststellt, dass ihr Team neue Verbrauchsmaterialien oder Produkte benoetigt, muss sie sich zuerst an ihre Beschaffungsabteilung wenden. Nachdem eine Anfrage fuer Waren gestellt wurde, wird der Beschaffungsleiter sicherstellen, dass er ueber genuegend Mittel im Budget verfuegt.
2. Beschaffungsteam erstellt eine Bestellung
Wenn das Unternehmen ueber genuegend Kapital verfuegt, genehmigt und erstellt das Beschaffungsteam eine an den Lieferanten gerichtete Bestellung.
3. Bestellung an Lieferanten senden
Das Team sendet das physische Bestelldokument dann an den Lieferanten.
4. Abteilung Kontakte Lieferant
Sobald der Lieferant die Bestellung erhalten hat, wird die Abteilung ihn regelmaessig nach dem Lieferstatus anrufen.
Warum die manuelle Auftragsverfolgung nicht ausreicht
Obwohl der manuelle Prozess der Auftragsverfolgung einfach erscheint, gilt er fuer moderne Unternehmen als veraltet und langsam. Zu den Hauptgruenden, warum die physische Auftragsverfolgung nicht ausreicht
- , sind Enorgiert Paper Waste - Physikalische Papiere sind teuer und nicht nachhaltig, wenn Unternehmen Stapel von Dokumenten haben, die sie nicht verwenden. Darueber hinaus ist der Papierkram schwer zu korrigieren und zu duplizieren und erfordert die Erstellung weiterer Dokumente.
- Mehr Hands-On Work - Physisches Tracking erfordert manuelle Dateneingabe, Korrekturen und Verarbeitung. Ohne Automatisierung muessten Unternehmen Mitarbeitern bestimmte Rollen zuweisen, um Bestellungen einzureichen und vorzubereiten.
- Zeitaufwaendige Arbeit - Organisationen mit grossen Mengen an Bestellungen muessen mehr Zeit fuer die Kommunikation mit Lieferanten und Beschaffungsteams aufwenden. Dies kann unueberschaubar werden, insbesondere wenn Dokumente verloren gehen, vergessen oder ungenau sind.
- Erhoehte Ausgaben - Bei der manuellen Nachverfolgung von Bestellungen benoetigen Unternehmen ein physisches Speicher- oder Anmeldesystem, um ihre Papiere zu erhalten. Rechnungsbetrug und Ausgabenaufsicht koennen auch auftreten, wenn Unternehmen ihre Bestellungen nicht effektiv bearbeiten.
Vorteile der Verwendung von Automatisierung bei der Nachverfolgung von Kaeufen
Um die Ineffizienzen der manuellen Bestellabwicklung abzuwenden, sollten Unternehmen die Automatisierung in ihre Praktiken implementieren. Moderne Technologie hat die Schaffung von Cloud-basierten Systemen ermoeglicht, die das Auftragsmanagement und den Beschaffungsprozess rationalisieren.
Geschaeftsinhaber koennen beispielsweise eine Software zur Bestandsbestellung verwenden, um einen Einblick in ihre Beschaffungsaktivitaeten zu erhalten und Bestellungen zu verfolgen. Diese Systeme sind mit kuenstlicher Intelligenz ausgestattet und koennen mit einem Integrationstool mit bestehenden Geschaeftsplattformen verbunden werden.
Die Verwendung von Automatisierung bietet verschiedene Vorteile, z. B. die folgenden.
Benutzerfreundliche Schnittstellen
Automatisierte Bestellloesungen ermoeglichen es Benutzern, ihre Einkaeufe ueber eine intuitive Benutzeroberflaeche einfach zu verfolgen. Da diese Systeme Cloud-basiert sind, koennen Mitarbeiter Lieferantenlieferungen auch von jedem Standort aus mit einem mit dem Internet verbundenen Geraet aus ueberwachen. Es wird den Benutzern auch Dokumente auf Abruf zur Verfuegung stellen, sodass sie mit Anbietern kommunizieren und Echtzeitentscheidungen treffen koennen.
Bestellvorlagen Bestellsoftware fuellt automatisch wichtige Informationen in Bestellungen wie Kreditorendetails, Zahlungsvereinbarungen und Vorschlagsmengen auf. Dies rationalisiert nicht nur den Prozess der Erstellung einer Bestellung, sondern stellt auch sicher, dass alle eingegebenen Informationen korrekt sind und die Bestandsverwaltung verbessern. Dies spart Teams effektiv Zeit und verhindert Verzoegerungen bei der Beschaffung.
Optimize Vendor Management
Automation hilft Unternehmen dabei, zu garantieren, dass sie ihre Waren bei bevorzugten Lieferanten bestellen. Beispielsweise koennen Manager ihre Vorlagen so programmieren, dass sie den korrekten Lieferantennamen fuer Bestellungen vorab auswaehlen und ausfuellen.
Die Systeme helfen auch beim Vertragsmanagement, da sie Daten zu Lieferantenpreisen und Lieferplaenen bereitstellen. Teams koennen diese Informationen nutzen, indem sie den besten Anbieter auswaehlen, der auf ihre Beduerfnisse und Budgets abgestimmt ist.
Zentralisieren Sie alle Transaktionsdaten
Diese Automatisierungstools koennen alle Bestelldaten wie aktuelle Lieferungen, Ausgaben und historische Auftraege zusammenstellen. Alle wichtigen Kennzahlen an einem zentralen Ort zu haben, wird das Reporting und Auditing vereinfachen. Es wird auch das Lieferkettenmanagement, die Rechnungslegungsverfahren und die Inventarkontrollpraktiken rationalisieren.
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