8 Tipps zur Verwaltung der E-Mail-Ueberlastung am Arbeitsplatz
Einfuehrung in die E-Mail-Ueberladung
Wenn ungelesene E-Mails im Posteingang anhaeufen, kann dies ueberwaeltigend werden. Wenn diese nicht verwaltet wird, kann sich eine E-Mail-Ueberlastung negativ auf die Produktivitaet, Kommunikation und Arbeitsleistung eines Mitarbeiters auswirken. Um das Wohlbefinden zu schuetzen und den Workflow zu verbessern, muss der Stream eingehender E-Mails effektiv kontrolliert werden.
Was ist Email Overload?
E-Mail-Ueberlastung ist, wenn grosse Mengen neuer Nachrichten den Posteingang ueberfuellen. Dies kann haeufig vorkommen, wenn jemand nach einer Pause zu seinem Job zurueckkehrt oder wenn es ein anstrengender Tag am Arbeitsplatz ist.
Ungelesene E-Mails koennen sich auch ansammeln, wenn relevante Nachrichten im Laufe des Tages nicht proaktiv ueberprueft, beantwortet und weitergeleitet werden. Wenn Sie zu viele E-Mails im Posteingang haben, kann dies zu vielen negativen Auswirkungen fuehren, z. B. den folgenden.
- Hoeherer Workload-Stress
Stress kann auch verschiedene andere Beschwerden wie Angstzustaende, Depressionen und Bluthochdruck ausloesen.
- Weniger Produktivitaetsstatistiken
- Unglueckliche Mitarbeiter und Kunden
- Verlorene Informationen und Gespraeche
8 Tipps zur Verwaltung der
E-Mail-Ueberlastung E-Mail-Ueberlastung koennen verhindert und effektiv behandelt werden, wenn geeignete Strategien eingefuehrt werden. Zu den Best Practices fuer das E-Mail-Management, die Benutzer implementieren sollten, gehoeren die folgenden.
1. Etwas Zeit zum Aufholen einraeumen Fuer den
Fall, dass sich E-Mails gerade anhaeufen, ist es wichtig, jeden Tag eine Zeit festzulegen, um die neuen Nachrichten durchzugehen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle neuen E-Mails gelesen und die Antworten rechtzeitig gesendet werden. Sobald die E-Mail-Ueberladung geklaert ist, wird es fuer die Person einfacher sein, eingehende Nachrichten zu verwalten.
2. Deplonieren Sie die Mailingliste
Oftmals, Posteingaenge werden mit Spam-Nachrichten oder Newslettern von Abonnements ueberladen. Es waere hilfreich, diese Absender als Junk zu markieren oder sich von ihrer Mailingliste abzumelden, um zu verhindern, dass ihre Nachrichten im Posteingang angezeigt werden.
3. Instant
Messaging-Mitarbeiter nutzen koennen ihre E-Mail-Posteingaenge mit Messaging-Apps wie Slack beleuchten. Diese Tools erleichtern es den Kollegen, hin und her zu sprechen, und ermoeglichen es, Antworten schnell zu senden. Viele moderne Instant-Messaging-Schnittstellen bieten auch die Moeglichkeit, Gruppenchats fuer bestimmte Teams zu erstellen, wichtige Nachrichten anzuheften und von jedem Geraet aus auf Dateien zuzugreifen.
4. Mit People to Face sprechen
Obwohl es einfacher und zugaenglicher ist, jemandem eine E-Mail zu senden, kann dies zu Missverstaendnissen fuehren. Um Folge-E-Mails und Fragen zu reduzieren, sollten sich die Mitarbeiter von Angesicht zu Angesicht mit ihren Kollegen treffen und persoenliche Gespraeche fuehren. Wenn Mitarbeiter remote arbeiten und sich nicht treffen koennen, koennen stattdessen Videokonferenzen geplant und verwendet werden.
5. Einrichtung eines effektiven
E-Mail-Kulturmanagement- und Fuehrungsteams sollten Systeme einrichten, die bestimmen, wie Mitarbeiter E-Mails senden sollten, um unnoetige Nachrichten zu reduzieren. Einige Richtlinien, die Arbeitsplaetze haeufig haben werden, sind
- Wann man eine Person CC oder BCC hat und wann nicht an bestimmte Arten von Diskussionen,
- die mit persoenlichen Treffen gefuehrt werden muessen
- Eliminieren Sie Ein-Wort-Antworten
- Wenn ein Klick erforderlich ist Alle antworten
- Geben Sie an, wenn in einer E-Mail keine Antwort erforderlich ist
- Beschraenken Sie das Senden von E-Mails an Wochenenden und vor oder nach dem
6. Meetings optimieren
Wenn Meetings effektiv durchgefuehrt werden, muessen die Mitarbeiter weniger zur Klaerung oder zu Fragen weiterverfolgen.
- Teams koennen ihre Meeting-Strategien optimieren, indem sie
- einen Standardzeitrahmen fuer Besprechungen erstellen, um sicherzustellen, dass jede Minute kritisch genutzt
- wird. Verwenden Sie Meetings fuer wichtige Aufgaben, die live und persoenlich erledigt werden muessen, z. B.
- Senden Sie diese Agenden vor dem Meeting aus, damit Teammitglieder Fragen und Kommentare im Voraus vorbereiten koennen
7. Antworten Sie auf E-Mails, wenn sie eingehend auf wichtige Nachrichten
reagieren, wird verhindert, dass der Posteingang zu voll wird. Laut Harvard Business Review werden je schneller E-Mail-Antworten gesendet, desto weniger E-Mails werden gesammelt. Dies liegt daran, dass der Absender, wenn er seine Fragen beantwortet oder Kommentare erkannt hat, keine Nachverfolgung senden muss, um die Aufmerksamkeit des Empfaengers zu erhalten.
8. Legen Sie den Ton fest
Um die richtige E-Mail-Kultur klar zu machen und Ueberladungen zu beseitigen, muss jeder am Arbeitsplatz die Standardregeln und die Etikette befolgen. Es koennte hilfreich sein, sich auf E-Mail-Protokolle zu richten und Erinnerungen mit Teammitgliedern zu teilen.
Abschliessend - E-Mail-Ueberladung Die
effektive Verwaltung von E-Mail-Nachrichten ermoeglicht es den Mitarbeitern, die Kontrolle ueber ihren Posteingang zu uebernehmen und sicherzustellen, dass E-Mail-Ueberladungen verhindert werden.
5 Moeglichkeiten, Silos in
7 Moeglichkeiten zur Verbesserung der abteilungsuebergreifenden Kommunikation
