スモールビジネスの記録保持に関する6つのエキスパートのヒント

ビジネス記録の保持

ビジネス記録保持の概要

中小企業とフランチャイズは同様に、財務に関するビジネス文書を大量に発生させ、運用活動。これらの過去のプロジェクトや取引を監視するには、効率的な業務記録保持システムが必要です。

鍵ファイルを手元に保存することで、組織は会計目的で活動を検証できます。また、税務準備プロセスと年次監査を合理化します。さらに、記録を保持することで、管理者は財務健全性をより明確に把握でき、情報に基づいた意思決定が可能になります。

ビジネス記録保持のための6つのヒント

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記録管理システムの改善に関心のある中小規模企業は、これらのベスト・プラクティスに従うことができます。

デジタル文書管理システムの確立

ペーパーレス化は、持続可能になるだけでなく、混乱や組織解除の可能性も減少します。管理者は、請求書、領収書、契約書をデジタル化し、オンラインシステムに保管する必要があります。

さらに、電子ファイルの名前は、ドキュメントに含まれる内容に応じてカスタマイズできます。たとえば、ベンダーとの契約には「ベンダー A との契約」というタイトルが付けられます。これにより、担当者はファイリングキャビネットで検索する場合よりも、デスクトップ上で検索しやすくなります。

記録保持の義務を追跡

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内国歳入庁 (IRS) などの政府機関は、特定の文書を指定された期間保持するよう組織に義務づけます。通常、記録は、文書の種類に応じて、2〜6年以内に保管する必要があります。しかし、ビジネスの専門家は、組織がすべての記録を7年間維持することを推奨しています。これらの記録の多くは、事業所得、税額控除、給与に関する文書が含まれています。

以下は、中小企業が手に持っておくべき最も一般的な記録の一部です。

  • 従業員契約
  • ペイスタブス
  • IRSのためのすべての税関連フォーム
  • 銀行取引明細書
  • クレジットカードの記録
  • 保険記録
  • 領収書
  • 顧客請求書と仕入先の請求書
  • 財務記録
  • 確定申告書は
  • 法的文書
  • 事業登録書類
  • 不動産情報

定期的なバックアップおよびセキュリティチェックの実施

今日のデジタル時代では、データ侵害、ソフトウェアウイルス、盗難が予期せず発生する可能性があります。ビジネスオーナーは、予防措置を講じて、定期的に電子ファイルをバックアップする必要があります。クラウドベースのストレージシステムを使用すると、通常、オンラインレコードが自動的にバックアップされます。会社に物理的な論文がある場合は、各文書のコピーを別の場所に保存する必要があります。

さらに、ほとんどのビジネス記録には、社会保障番号などの機密情報があります。したがって、これらの文書は適切に保護する必要があります。企業は、パスワードで保護された、または 2 要素認証を使用するシステムをセットアップする必要があります。定期的なセキュリティチェックでは、システムが効果的に情報を保護していることを確認します。

事業財政と個人財政

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事業財政に関する文書は、個人ファイルから分離する必要があります。さらに、すべての事業費と小切手は、従業員やマネージャーではなく、ビジネスの銀行口座を経由する必要があります。これにより、会社のキャッシュフローを追跡および記録することが容易になります。IRSはまた、企業の財政活動は個人的な資本から完全に別れていることを見ることを好む。そうでない場合、組織は個人取引とビジネス取引の両方を監査する必要があります。

すべての領収書を保存

効果的な記録保持は、すべてのビジネス関連のレシートを保存するために要求されます。多くの場合、サプライヤーやサードパーティパートナーからの領収書は物理的な文書になります。これらのフォルダは、その会計年度用に予約されたフォルダに保存できます。領収書には、購入が行われたものとその理由に関するメモを添付する必要があります。追加情報は、購入が事業費であったことをビジネスが証明するのに役立ちます。

会社が紙レスの場合、レシートをスキャンしてデジタル化できます。これにより、物理的な領収書が紛失または破損した場合に備えて、追加の保護層が追加されます。

給与計算および会計ソフトウェアの実装

給与計算および会計ソフトウェアは、記録管理プロセスを合理化するのに役立ちます。これらのシステムでは、顧客請求書や税務フォームなどの主要文書を自動的に作成およびアーカイブできます。また、ユーザーは必要なファイルを簡単に見つけることができます。最新のツールは、同社の既存のビジネス管理ソリューションに簡単に統合できます。

中小企業の記録保持に関する8つのルール

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中小企業の経営者は、ビジネスの記録保持プロセスを開発する際に、8つの重要なルールを考慮する必要があります。


1.収入、控除、貸方など、確定申告のための情報を提供する書類は必ず保管してください。これらのファイルには、通常、領収書、銀行取引明細書、および給与記録が含まれます。

2.これらの財務諸表は少なくとも3年間保管してください。

3.従業員に関する情報を提供する納税記録は、少なくとも4年間アーカイブする必要があります。

4.確定申告からの所得不作為の記録は、6年間保管する必要があります。

5.不良債権や無価値証券の費用に関する文書は、7年間保存する必要があります。

6.電子簿記を導入し、定期的なバックアップをスケジュールします。

7.75ドル未満の交通費、食事、宿泊施設に関する費用は領収書を必要としませんが、所有者はその費用をIRSに報告する必要があります。

8.将来的に文書が重要になるかもしれません。ファイルについて疑わしい場合は、念のためそれを保管してください。


ビジネスが動作するにつれて、より多くの文書が蓄積されます。ビジネス記録を保持するためのこれらのルールとベストプラクティスに従うことで、管理チームはプロセスを改善できます。

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