10ステップで運用効率を向上させる方法運用効率を向上させることができる
業務効率の向上を目指す企業は、収益、利益、満足度レベルへの直接的な影響を認識しています。
グローバルCEOの年次調査によると、1,300人のグローバルCEOのうち 77% は、収益拡大のために業務効率を重視し、信頼していると言っています。流通からマーケティングまで、フロントおよびバックエンドのプロセスがスムーズなワークフローを持つ場合、企業は業務を正常に実行するために必要な時間とリソースを制限することができます。この効率性の向上により、業務上の問題を軽減し、 ビジネスプロセス改善を促進することで、顧客と従業員の満足度を向上 させながら、収益を上げることができます。
しかし、運用効率の向上を目指す企業は、推奨されるベストプラクティスだけでなく、これが何を必要とするかを理解する必要があります。
運用効率とは
運用効率は、システムの全体的なパフォーマンスを決定するビジネスの入力と出力の比率です。業務には、マーケティングなどのフロントオフィスプロセス、または在庫管理などのサプライチェーンシステムが含まれます。
効率的なサービスは、人件費や在庫費などの不要な会社経費を削減し、収益を高め、収益を上げます。運用効率を創造し維持するには、オペレーションマネージャはプロセスを継続的に監視し、効果がない機能や時代遅れの機能を判断する必要があります。
生産性と効率性はしばしば同義で使用されますが、それらは非常に異なります。
運用効率は、時間、労力、資本など、少ないリソースでタスクを完了することを意味します。一方、生産性とは、平均量のリソースでより多くを行う能力です。
生産性を向上させるために、企業はオペレーションの結果を最適化するために設定されたリソースの割り当てに集中する必要があります。プロセスの効率を高めるために、管理者は、熟練した機能を実行するために必要なリソースを減らそうとします。
たとえば、在庫管理の効率を向上させるために、倉庫管理者は日常的な循環棚卸と在庫数量の入力に要する時間を減らそうとします。在庫ソフトウェアを使用すると、倉庫は標準手順を自動化できるため、時間と人件費を節約できます。生産性と効率は、在庫ソフトウェアを他のプロセスにリンクする統合システムによって、入荷および出庫製品を永続的に追跡するPOS（POS）システムなど、さらに改善できます。
業務効率を向上させる10のステップ業務とワークフローが円滑に実行
されると、企業はカスタマーケアと注文フルフィルメントに集中して、最高のサービスを提供することができます。したがって、最適化された運用効率は、売上、満足度、収益、利益率を向上させることができます。効率の向上を積極的に求めている組織は、10 の簡単なステップに従うことができます。
1.すべてのビジネスオペレーションを理解 する
日常的なオペレーションの評価は日常的に行われるように見えますが、これらのウォークスルーは、非効率的なプロセスをすばやく特定するのに役立ちます。スケジュールされた検査に加えて、企業は業務をよりよく理解するために、内部監査や指標や主要業績評価指標（KPI）分析を頻繁に実施する必要があります。
2.システムに関する従業員をトレーニング する
すべての関連システムについて十分なトレーニングを受けていない場合、効率が大幅に低下する可能性があります。したがって、従業員は、ビジネスプロセスに関する定期的なクロストレーニングに出席する必要があります。その他のトレーニングのベストプラクティスには、チートシート、標準操作手順 (SOP)、および各ワークステーションで迅速な参照のために方法論レポートを公開するなどがあります。
3.従業員の優先順位付け
量や金銭的価値に迷いやすい一方で、企業は強い関係がビジネスを構築することを覚えておく必要があります。トレーニングとインセンティブを通じて従業員の優先順位付けを行い、従業員の定着率と満足度を高めます。労働力を業務効率と生産性に重点を置くために、企業は標準KPIを確立し、トップパフォーマンスを認識することができます。
4.注文フルフィルメントに重点を置
く企業が成長し、注文量が増えるにつれ、そのフルフィルメントオペレーションには、変化する需要に対応するための適切なツールが必要です。日常的なメンテナンスから高度な補充ソフトウェアの実装まで、企業は生産性と効率性を高めるための環境を構築する必要があります。
5.カスタマーサービスの強化サービス
指向のビジネス では、障害や成功が最小限に抑えられると、カスタマーサービスと満足度に大きく影響します。ベンダー関係やコンプライアンスなどのバックエンドの運用を促進することで、企業は効率的に注文を履行し、顧客の懸念に対処することができます。サプライチェーンのフェーズが迅速に、かつ矛盾なく完了することを保証することで、全体的な顧客サービスを改善することができます。
6.ボトルネックの排除
マーケティングから顧客関係管理まで、社内業務にレポートおよび分析ツールを適用することにより、企業はプロセス全体に遅れているボトルネックを追跡できます。たとえば、パレート図では、折れ線グラフと棒グラフの情報を連携して、工程の構成率と出現頻度を示します。この洗練されたモデルは、オペレーション内のどの機能が成功に最も貢献し、どの機能が成果を減衰させるかを説明し、経営陣が効果的な変更を実施できるようにします。
7.高水準 の導入
改善が実施されたら、効率性と生産性を促進するために新しい基準を設ける必要があります。しかし、企業は従業員を圧倒する可能性があり、極端な対策を使用するのではなく、ワークフローを改善するために段階的に期待を高めなければなりません。
8.ドキュメントおよびレビュー
・プロセス対面評価では、経営陣が非効率性を特定できるように、オペレーションに関する十分な洞察が得られるとは限らない場合があります。したがって、観察や指標を記録するプロセスを検討する際には、レポートやチェックリストなどの詳細なドキュメントを使用することが重要です。この情報は、さらなる研究を行い、改善を提案できるアナリストに渡すことができます。
9.同業他社との相互調査 同
業他社とベンダー間の関係を構築することで、企業は自社の業務パフォーマンスを同業他社と相互調査することができます。このプロセスを通じて、企業は同業者が影響を与えている新しい戦略やインサイトを学ぶことができます。
10.各システムの機能の評価
高度なソフトウェアなどの技術を使用して運用効率を向上させる場合、ソリューションが日常的な評価を受ける必要があります。サービスの機能を見直すことで、実際に会社にとってメリットがあるのか、それとも単なる追加費用であるのかが決まります。
統合による運用効率
の最適化方法ビジネスプロセス内の運用効率を向上させるためのより現代的なアプローチは、統合ソリューションを実装することです。システムインテグレータは、異なるプロセスの操作機能とデータを自動的に共有することで、ワークフローを最適化します。統合は、手作業による統合方法を排除することで、人的ミスのリスクを軽減しながら、企業の時間、労力、人件費を節約します。統合ソリューションはまた、物理的なドキュメントを置き換え、紙の無駄を削減し、仮想データ共有によるコミュニケーションを改善します。
高度な統合ソフトウェアによる運用効率の最適化：
- リアルタイム・データへのアクセスの提供
- 透過的な内部プロセスの作成
- 顧客およびクライアントのサービスの強化
- 紙集約型の運用から分析レポートへの進化
企業が正常に運用効率を向上させるためには、プロセスに隠された詳細を詳しく見ていく必要があります。ここでは、成功と失敗につながる機能を定義し、経営陣が運用効率と生産性を高めるためにインパクトのある変更を加えることができます。
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