6 conseils d'experts pour la tenue de dossiers des petites entreprises
Introduction a la tenue de documents commerciaux
Les petites entreprises et les franchises accumuleront de grandes quantites de documents commerciaux concernant les finances et activites operationnelles . Un systeme efficace de tenue des dossiers operationnels est necessaire pour surveiller ces projets et transactions passes.
En gardant des dossiers cles a portee de main, les organisations peuvent verifier leurs activites a des fins comptables. Il simplifiera egalement les processus de preparation des declarations et les verifications annuelles. De plus, la tenue de dossiers permet aux gestionnaires d'avoir un apercu plus clair de leur sante financiere, ce qui leur permet de prendre des decisions eclairees.
6 conseils pour la tenue de dossiers professionnels
Les petites entreprises qui souhaitent ameliorer leurs systemes de gestion des documents peuvent suivre ces pratiques exemplaires.
Etablir un systeme de gestion des documents numeriques
L'utilisation sans papier ne sera pas seulement durable, mais elle reduira egalement les risques d'encombrement et de desorganisation. Les gestionnaires devraient numeriser leurs factures, recus et contrats et les stocker dans un systeme en ligne.
De plus, les noms des fichiers electroniques peuvent etre personnalises en fonction de ce qu'implique le document. Par exemple, un contrat conclu avec un fournisseur peut etre intitule Contrat avec le fournisseur A. Cela facilite la recherche du personnel sur le bureau par rapport a la recherche dans un classeur.
Garder le suivi des mandats de conservation des documents
Des organismes gouvernementaux, comme l'Internal Revenue Service (IRS), ont pour mandat de conserver certains documents pendant une periode donnee. En regle generale, les dossiers doivent etre conserves dans un delai de 2 a 6 ans, selon le document. Cependant, les experts en affaires recommandent que les organisations conservent tous leurs dossiers pendant 7 ans, minimum. Bon nombre de ces documents comprennent des documents sur le revenu d'entreprise, les retenues d'impot et les retenues sur la paie.
Voici quelques-uns des documents les plus courants que les petites entreprises devraient conserver a portee de main.
- Contrats d'employes
- Gouttes de paie
- Tous les formulaires lies a l'impot pour l'IRS
- Releves bancaires
- Enregistrements de carte de credit
- Registres d'assurance
- Recus
- Facture client et fournisseur
- Documents financiers
- Declarations d'impot
- Documents juridiques
- Documents d'enregistrement d'entreprise
- Informations immobilieres
Effectuer des sauvegardes et des verifications de securite regulieres
A l'ere numerique actuelle, les violations de donnees, les virus logiciels et le vol peuvent survenir de facon inattendue. Les proprietaires d'entreprise doivent prendre des mesures preventives et sauvegarder regulierement leurs fichiers electroniques. L'utilisation d'un systeme de stockage base sur le cloud permet generalement de sauvegarder automatiquement les enregistrements en ligne. Si l'entreprise a des papiers physiques, une copie de chaque document doit etre enregistree dans un autre emplacement.
En outre, la plupart des dossiers commerciaux contiennent des informations sensibles et confidentielles, comme les numeros de securite sociale. Par consequent, ces documents doivent etre securises de maniere appropriee. Les entreprises doivent mettre en place un systeme protege par mot de passe ou dote d'une authentification a deux facteurs. Des controles de securite reguliers permettront de s'assurer que le systeme securise efficacement l'information.
Finances commerciales et personnelles distinctes
Les documents relatifs aux finances des entreprises doivent etre separes des dossiers personnels. De plus, toutes les depenses et les cheques de l'entreprise doivent uniquement passer par le compte bancaire de l'entreprise, et non celui d'un employe ou d'un gestionnaire. Cela facilitera le suivi et l'enregistrement des flux de tresorerie de l'entreprise. L'IRS prefere egalement que les activites financieres d'une entreprise soient entierement separees du capital personnel. Si ce n'est pas le cas, l'organisation devra peut-etre verifier ses transactions personnelles et commerciales.
Enregistrer tous les recus
La tenue de dossiers efficace exige l'enregistrement de tous les recus lies a l'entreprise. Souvent, les recus des fournisseurs et des partenaires tiers seront des documents physiques. Ceux-ci peuvent etre conserves dans un dossier reserve pour cet exercice. Une note indiquant quoi et pourquoi l'achat a ete effectue doit etre jointe au recu. Des renseignements supplementaires aideront l'entreprise a prouver que l'achat etait une depense d'entreprise.
Si une entreprise n'a pas de papier, le recu peut etre scanne et numerise. Cela ajoutera une couche supplementaire de protection, en cas de perte ou d'endommagement du recu physique.
Mise en oeuvre d'un logiciel de paie et de comptabilite
Les logiciels de paie et de comptabilite peuvent aider a rationaliser le processus de tenue des dossiers. Ces systemes peuvent creer et archiver automatiquement des documents cles, tels que les factures client et les formulaires fiscaux. Il permet egalement aux utilisateurs de localiser plus facilement les fichiers dont ils ont besoin. Les outils les plus recents peuvent etre facilement integres dans les solutions de gestion d'entreprise existantes de l'entreprise.
8 Regles relatives a la tenue de documents pour les petites entreprises
Lorsqu'ils elaborent un processus de tenue des dossiers, les proprietaires de petites entreprises devraient tenir compte des huit regles cles.
1. Conservez toujours les documents qui fourniront des renseignements pour une declaration de revenus, comme le revenu, la deduction et le credit. Ces fichiers comprennent generalement des recus, des releves bancaires et des releves de paie.
2. Conservez ces etats financiers pendant au moins 3 ans.
3. Les dossiers fiscaux qui fournissent des renseignements sur les employes doivent etre archives pendant au moins 4 ans.
4. Les registres des omissions de revenus d'une declaration de revenus doivent etre conserves pendant 6 ans.
5. Les documents sur le cout des creances irrecouvrables ou des titres sans valeur devraient etre economises pendant 7 ans.
6. Adoptez la tenue de livres electroniques et planifiez des sauvegardes regulieres.
7. Meme si les depenses liees au transport, aux repas et a l'hebergement qui sont inferieures a 75$ n'ont pas besoin d'un recu, les proprietaires doivent tout de meme declarer les depenses a l'IRS.
8. Un document pourrait etre important a l'avenir. En cas de doute sur un fichier, conservez-le juste au cas ou.
Au fur et a mesure qu'une entreprise fonctionne, plus de documents s'accumuleront. En suivant ces regles et pratiques exemplaires en matiere de conservation des dossiers commerciaux, les equipes de gestion peuvent ameliorer leurs processus.
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