7 Pasos del Plan de Implementacion de Tecnologia Empresarial
Introduccion a la Implementacion de Tecnologia
Implementar un nuevo software puede ser aterrador para algunas empresas, ya que experimentan una transformacion digital. La nueva tecnologia conlleva el riesgo de fallas, errores tecnicos y la falta de voluntad de los empleados para adoptar el sistema. Sin embargo, con implementacion de la tecnologia , las empresas pueden garantizar una transicion fluida entre los sistemas existentes y los nuevos.
Pasos para implementar nuevas tecnologias
Si bien la tecnologia en evolucion ayuda a muchas empresas a mejorar su eficiencia operativa, tambien puede causar problemas adicionales con una implementacion incorrecta. Por lo tanto, las empresas deben esforzarse por lograr una implementacion precisa y completa para garantizar sistemas funcionales.
1. Identificar el problema
En primer lugar, los directores de proyectos necesitan ejecutar diagnosticos a lo largo de sus procesos para detectar los problemas subyacentes. La administracion tambien puede generar retroalimentacion de los empleados para determinar puntos problematicos, ineficiencias y otras debilidades. Al esbozar ampliamente estos problemas, los gerentes pueden determinar con precision la mejor tecnologia para las necesidades de la empresa.
2. Reune un equipo y obtenga la aprobacion de las partes interesadas
A continuacion, los jefes de proyecto deben reunir un equipo de empleados capaces que puedan agregar valor al proceso de implementacion. Esto es especialmente importante para empresas en crecimiento con un amplio personal. Por otro lado, las pequenas empresas pueden simplemente designar a uno o dos trabajadores para la tarea.
El equipo de implementacion provee materiales para el proyecto, manejando el trabajo administrativo y planificando la logistica. Tambien se encargan de lanzar y capacitar posteriormente a los empleados restantes en el nuevo sistema. Si bien esto puede parecer exagerado, muchos proyectos de implementacion fracasan como resultado de una preparacion deficiente.
Los gerentes tambien deben informar a las partes interesadas del proyecto para recabar sus comentarios. Al ser los principales responsables de la toma de decisiones, estos ejecutivos podrian detener el proceso de implementacion si no estan de acuerdo. Por lo tanto, el equipo de implementacion debe recibir la aprobacion de su plan de accion por parte de los principales interesados.
3. Investigar las nuevas tecnologias
Despues de definir los problemas y ensamblar un equipo de implementacion, es hora de investigar posibles soluciones. Por ejemplo, las empresas que tienen dificultades para intercambiar datos entre departamentos deberian considerar la integracion del sistema. Al integrar software establecido, las empresas pueden automatizar el uso compartido de datos para eliminar informacion duplicada, erronea y obsoleta.
Durante esta etapa, es fundamental considerar todas las soluciones potenciales y reducirlas con un criterio establecido. Los criterios deben incluir capacidades de integracion, precio, escalabilidad, capacidad de almacenamiento de informacion y otros requisitos esenciales. Entonces, por supuesto, los gerentes deben asegurarse de que la tecnologia resolvera los problemas principales.
4. Asignar el sistema
Despues de elegir la solucion final, el equipo de implementacion debe mapear el sistema para definir tanto el empleado como el cliente final. Si no se asigna correctamente el software, se puede producir un sistema desarticulado, lo que arriesga el viaje del cliente. Por dificil que sea acostumbrar a los empleados a la nueva tecnologia, puede ser aun mas dificil para los clientes. De hecho, los estudios de casos muestran que las empresas a menudo experimentan bajas tasas de adopcion de clientes con la nueva tecnologia.
Por lo tanto, el equipo de implementacion debe acceder al sistema para determinar si se enfrenta al empleado, al cliente o a ambos. Por ejemplo, los empleados pueden orquestar software de punto de venta (POS), pero los empleados tambien interactuan con el sistema. Este tipo de solucion requiere mapeo en cualquiera de los extremos para garantizar que ambas partes puedan navegar por el software facilmente.
5. Ejecutar un programa piloto
A continuacion, el equipo de implementacion debe crear un programa piloto, o version lite de su software elegido, para una ejecucion de prueba. La administracion no debe instalar el programa piloto en toda la empresa en esta etapa. En su lugar, el equipo debe elegir uno o dos departamentos aplicables para probar el sistema en busca de errores, fallos de funcionamiento y otras ineficiencias.
Por ejemplo, las empresas pueden probar nuevos programas de contabilidad en el departamento de cuentas a cobrar (AR) antes de implementarlo en todo el sector financiero. Durante el periodo de prueba, los miembros del equipo deben generar retroalimentacion de los contadores para determinar los puntos problematicos comunes. Despues de un mes o dos de navegacion fluida, los gerentes pueden decidir si la solucion esta lista para lanzarse completamente.
6. Capacitar a empleados
Una vez que la nueva tecnologia este lista, es hora de capacitar a todos los empleados que utilizaran el sistema. Aunque una solucion puede ser facil de usar, el equipo de implementacion debe llevar a cabo una capacitacion practica para garantizar que todos entiendan su funcionalidad. Es crucial que los formadores lo recuerden.
- Todos tienen un estilo de aprendizaje diferente y pueden requerir lecciones de entrenamiento unicas.
- Personalice la formacion para que los empleados se sientan parte de las lecciones y puedan aplicarla a su trabajo.
- Generar retroalimentacion de los trabajadores a lo largo del proceso de implementacion.
Algunas soluciones incluso vienen con sus propias herramientas de capacitacion para agilizar el proceso de incorporacion. Estas lecciones suelen consistir en tutoriales interactivos y recorridos de realidad virtual (VR) que guiaran al usuario a traves de cada funcion. Esto garantiza que los trabajadores entiendan como el nuevo sistema puede mejorar la productividad y la eficiencia.
7. Iniciar y supervisar el sistema final
Ahora, es el momento de lanzar completamente el sistema y monitorear la actividad de los empleados. El lanzamiento final puede ser estresante, ya que el equipo de implementacion espera un mal funcionamiento o un error del sistema. Sin embargo, es importante recordar que la aplicacion es un proceso continuo.
No basta simplemente con llevar el sistema en vivo y abandonarlo. El departamento de TI debe vigilar de cerca el software para detectar amenazas emergentes y resolver problemas tecnicos. Si, despues de unos meses, el sistema resulta ineficaz, el equipo de implementacion deberia volver a trabajar y discutir sus opciones. El sistema puede requerir algunos ajustes, o los empleados pueden necesitar capacitacion adicional.
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