Como llevar a cabo una evaluacion tecnologica - 4 pasos
Perspectivas sobre la evaluacion tecnologica
Cuando las empresas investigan, implementan y supervisan a fondo tecnologias, pueden mejorar su ventaja competitiva. Sin embargo, la implementacion y el mantenimiento inadecuados pueden crear mas problemas que antes.
Por lo tanto, las empresas deben utilizar la evaluacion tecnologica para definir los niveles de rendimiento de los procesos y determinar posibles soluciones. Esto permite a las organizaciones mejorar continuamente sus operaciones y avances tecnologicos .
Que es la Evaluacion Tecnologica?
El proceso de evaluacion tecnologica es la evaluacion del departamento de tecnologia de la informacion (TI) de una empresa para mejorar su rendimiento general. Los resultados del analisis determinaran las fortalezas, debilidades, capacidades y limitaciones de la infraestructura de TI. Esto permite a los gerentes mejorar las medidas de seguridad, la eficiencia operativa y otras estrategias empresariales.
Este metodo de evaluacion adopta un enfoque proactivo del mantenimiento para evitar un mal funcionamiento en lugar de reaccionar ante ellos. Sin embargo, la mayoria de las empresas emergentes y medianas utilizan la respuesta de correccion de rupturas, donde solo se centran en operaciones que requieren reparacion. Si bien esto puede parecer ahorrar costos de mantenimiento y mano de obra, este enfoque puede causar danos significativos.
Por que es importante la evaluacion tecnologica?
Independientemente del tamano de una empresa, son susceptibles a riesgos de TI que pueden poner en peligro otros procesos internos. Con el enfoque de evaluacion tecnologica, las empresas pueden eliminar ineficiencias y reforzar las buenas practicas.
Fortalece los protocolos de ciberseguridad
Muchas debilidades de ciberseguridad dentro de las empresas pasan desapercibidas, lo que deja a las empresas vulnerables a infracciones y otros riesgos. La evaluacion tecnologica puede identificar puntos debiles dentro de las medidas de seguridad para reforzar los cortafuegos y otros protocolos de ciberseguridad. Esto puede evitar fallos de funcionamiento de TI, usuarios fraudulentos, datos robados y malware infeccioso.
Utiliza recursos tecnologicos
Fuera del departamento de TI, otros sectores dentro de un negocio a menudo requieren herramientas de automatizacion para optimizar los procesos. Por ejemplo, las cuentas a cobrar (AR) pueden necesitar un sistema de facturacion automatizado para generar facturas de clientes y cobrar pagos. Sin embargo, algunas organizaciones pueden necesitar mas recursos tecnologicos que otras. Por lo tanto, los administradores deben realizar una evaluacion tecnologica para determinar sus necesidades y optimizar la asignacion de recursos.
Elimina los cuellos de botella.
Los cuellos de botella ocurren cuando uno o mas procesos se retrasan, creando una acumulacion y retrasando las operaciones secuenciales. Esto puede restringir los niveles de salida y crear ineficiencias adicionales aguas abajo. En cuanto a TI, los cuellos de botella suelen producirse debido a un almacenamiento excesivo en la nube, demasiados usuarios y software ineficiente. Con las evaluaciones tecnologicas, los administradores de TI pueden detectar y resolver cuellos de botella para mejorar el rendimiento.
4 Pasos para una evaluacion tecnologica
Si bien la evaluacion de la tecnologia abarca solo cuatro etapas primarias, puede variar significativamente en funcion del negocio y de sus necesidades especificas.
1. Descubrimiento
El primer paso de la evaluacion tecnologica es descubrir el estado actual del departamento de TI de la empresa y el rendimiento.
- Ecosistema tecnologico
Una buena manera de dar cuenta de todos los procesos, los administradores pueden realizar un seguimiento de los datos a medida que se mueven de un sistema a otro. Esto facilita la identificacion del origen, el modo de transporte y el destino final de los datos. Este proceso debe realizarse en cada departamento para mapear todas las operaciones internas.
- Problemas
- Gente
2. Analisis
Basandose en la informacion de la etapa de descubrimiento, los gerentes deben tener una buena idea de que sistemas analizar primero. El equipo de TI debe examinar los sistemas defectuosos para determinar su funcionalidad, aplicacion y eficiencia. Esto incluye evaluar como los empleados utilizan cada proceso para diversas tareas y caracteristicas deseadas que podrian simplificar la mano de obra.
Esta fase de evaluacion puede parecer mucho trabajo, pero en realidad ahorra a las empresas de trabajo innecesario. Este analisis podria revelar que los problemas no requieren soluciones complejas, sino simplemente mantenimiento. O bien, podria apuntar a problemas mas grandes que han pasado desapercibidos y continuan construyendo.
3. Desarrollar
A continuacion, es hora de desarrollar un plan de accion para resolver los agujeros encontrados en las dos etapas anteriores. En este punto, los gerentes no solo deben comprender toda la duracion del problema, sino tambien las posibles soluciones. Por ejemplo, las empresas pueden implementar un integrador para eliminar conjuntos de datos duplicados que se encuentran entre PDV y sistemas de control de inventario.
El error mas comun que cometen las empresas durante la fase de desarrollo es desalinear el modelo de negocio, las estrategias y los problemas. Para evitar esto, el equipo de TI necesita trabajar estrechamente con todos los departamentos en lugar de abordar el proyecto exclusivamente. Esto garantiza que todos tengan la oportunidad de expresar sus roles, limitaciones y pensamientos sobre el entorno tecnologico.
4. Documento
Por ultimo, ha llegado el momento de documentar el plan de accion junto con el calendario y los objetivos deseados. El informe finalizado deberia incluir.
- Una vision general completa
- Descripcion de los problemas que se plantean y las iniciativas respectivas
- Detalles de implementacion e implementacion
- Funciones de los miembros del equipo
- Plazo previsto
Lo que es mas importante, los equipos deben comunicar estos cambios a los empleados que afecten a traves de correo electronico, reunion o memo. Las partes interesadas, como responsables de la toma de decisiones fundamentales, tambien deben ser conscientes de las modificaciones pendientes para que puedan proporcionar informacion adicional.
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