7 pasos para una gestion eficaz de la integracion de proyectos
Introduccion a la gestion de la integracion
La gestion no se limita a un departamento o sector general dentro de una empresa. Incluso algunos proyectos y tareas mas grandes requieren que los gerentes ejecuten la preparacion. Sin embargo, esto puede ser un reto para proyectos con numerosas contrapartes. Con la gestion de la integracion, los equipos de proyectos pueden colaborar con sistemas, calendarios y presupuestos sin problemas para promover un flujo de trabajo suave .
Que es la Gestion de Integracion de Proyectos?
La gestion de la integracion de proyectos implica organizar y compilar todos los elementos de un proyecto, como recursos, sistemas y tareas. Las practicas de integracion impactan todas las actividades dentro de un proyecto, desde la primera iniciativa hasta el cierre final. Por lo tanto, los gerentes de integracion necesitan comprender todo el ciclo de vida de un proyecto antes de entrar en un proyecto de integracion.
Otro elemento importante de la integracion del proyecto es comprender las posibles compensaciones y compromisos que la empresa pueda tener que hacer. Por ejemplo, si las tareas terminan superando el presupuesto, los gerentes deben decidir si prolongar la fecha limite o el presupuesto. Estos eventos son dificiles de proyectar y planificar sin una adecuada gestion de la integracion. Con la gestion de la integracion, las empresas pueden mantener adecuadamente las relaciones con las partes interesadas, clientes y empleados, asi como mitigar los riesgos.
7 pasos de la gestion de la integracion
El proyecto tipico de gestion de la integracion incluye siete etapas integrales que se esfuerzan por organizar las tareas, por lo que la integracion es perfecta.
1. Crear una Carta de Proyecto
Una carta de proyecto describe los objetivos, pasos e iniciativas del proyecto en general. La carta tipica es una pagina completa que actua como documento oficial que las partes interesadas revisan y aprueban. Despues de la aprobacion, los jefes de proyecto pueden hacer referencia al documento para garantizar la asignacion de recursos, la designacion de empleados y la presupuestacion adecuadas. Una carta adecuada describe cada elemento para que todos los miembros del equipo y las partes interesadas esten en la misma pagina.
2. Establecer una declaracion preliminar de alcance
Al establecer una declaracion de alcance, los directores de proyectos pueden minimizar el riesgo de filtracion del alcance. Alcance de alcance es cuando los requisitos de un proyecto aparentemente aumentan con el tiempo como resultado de una planificacion deficiente. Las declaraciones de alcance contrarrestan esta amenaza definiendo todas las metodologias, recursos y tacticas que el proyecto requiere para completar con exito.
3. Desarrollar un plan de gestion de proyectos
Ahora es el momento de crear el plan maestro, que define como exactamente los miembros del equipo ejecutaran la integracion. Un plan de gestion detallado esbozara todos los componentes necesarios, incluso.
- Documentos de planificacion
- Plazo estimado
- Ambito del proyecto
- Costos previstos
En este punto, los miembros deben considerar que componentes requieren integracion y cuales son los mejores enfoques respectivos.
4. Administrar la ejecucion del proyecto
Por ultimo, cada miembro del equipo puede ejecutar sus responsabilidades individuales para implementar la integracion del sistema. La responsabilidad del director del proyecto es supervisar a cada empleado para asegurarse de que esta cumpliendo con precision sus funciones. Esto depende en gran medida de lo bien que el equipo preparo el plan de gestion. Por lo tanto, es muy probable que una planificacion inadecuada resulte en una aplicacion deficiente o inconexa.
5. Controlar el trabajo del proyecto
Despues de integrar el proyecto, los gerentes no pueden simplemente dejarlo ser. Deben vigilar activamente sus progresos y hacer un seguimiento a fin de garantizar el exito. De lo contrario, podrian surgir problemas y la empresa podria permanecer completamente desconsciente de cualquier problema tecnico. De esta manera, el equipo puede eliminar los riesgos emergentes y asegurarse de que cumplen los objetivos del proyecto.
6. Integrar el control de cambios
Debatablemente, la parte mas dificil de cualquier proyecto es aceptar cambios y hacer ajustes. Sin embargo, es un componente esencial para el exito y la adaptabilidad. Por lo tanto, los equipos deben revisar cualquier retroalimentacion y solicitud de cambio que reciban y ejecutarlas a traves de un proceso de aprobacion. Los cambios que el equipo apruebe deben seguir siendo conformes a la vez que mejoran la calidad o el rendimiento del producto. Los cambios comunes incluyen ajustes de programacion, presupuesto, objetivo y fecha limite.
7. Cerrar el proyecto
Una vez finalizado, los supervisores deben examinar oficialmente el proyecto y evaluar sus efectos. Durante este analisis, los gerentes deben centrarse en puntos de fortaleza, debilidad, riesgo y oportunidad. Esta informacion puede ayudar a los gerentes a preparar mejor los proyectos futuros.
Ventajas de la gestion de la integracion
La gestion de la integracion no solo mantiene a los equipos motivados durante los proyectos, sino que tambien proporciona otras ventajas.
Mejorar el alcance
La gestion de la integracion amplia el alcance de cualquier proyecto, lo que permite a los miembros ajustarse segun sea necesario sin la preocupacion de causar una interrupcion. Esto significa que la mision puede cambiar a lo largo del proceso sin alterar el flujo de trabajo. Por otro lado, la planificacion tradicional del proyecto requiere que los equipos primero establezcan y continuen el proyecto en funcion del alcance. Sin embargo, esto no deja mucho margen para los ajustes.
Con la gestion de la integracion, los supervisores pueden comunicar claramente la mision del proyecto con su equipo y cambiarlo en consecuencia. Con este nivel de flexibilidad, las empresas pueden evitar el desvio de alcance y los cambios que potencialmente pueden interrumpir el progreso. Tambien garantiza que los miembros puedan cumplir los plazos y objetivos.
Establecer comunicacion abierta
La comunicacion es uno, si no el elemento mas esencial del exito de cualquier proyecto de equipo. Cuantos mas miembros esten involucrados, mas espacio hay para la mala comunicacion, los datos en silos y el error. Con la gestion de la integracion, los equipos establecen una linea abierta de comunicacion entre los miembros.
Mejorar la supervision de programacion
Los proyectos con varias tareas y sistemas simultaneos pueden ser dificiles de gestionar y crear calendarios para. Con la gestion de la integracion, los supervisores pueden identificar facilmente variables interdependientes y establecer plazos razonables. Esto permite a los miembros supervisar activamente la programacion y la cuenta de cada tarea para garantizar la pronta finalizacion.
Generar comentarios
Debido a que la gestion de la integracion tiene flexibilidad para los ajustes, tambien permite a los miembros generar retroalimentacion libremente. Por lo tanto, si los trabajadores notan que algunos plazos, restricciones presupuestarias o tareas no son razonables, pueden presentar una solicitud de cambio. Los empleados pueden incluso dar retroalimentacion entre si, promoviendo la rendicion de cuentas y los controles y el equilibrio.
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