Como crear un inventario de datos - 5 pasos

inventario de datos March 25, 2021

Introduccion al inventario de datos

No solo las empresas recopilan grandes cantidades de datos diariamente, sino que tambien tienen que acceder a numerosos origenes de datos independientes . Esta tarea por si sola hace que sea dificil definir y recordar los origenes de cada punto de datos. Al desarrollar un inventario de datos, las empresas pueden realizar un seguimiento de sus fuentes de datos esenciales para optimizar la recopilacion y el analisis de datos.

Que es el inventario de datos?

El inventario de datos, tambien conocido como mapa de datos, es una fuente de informacion que detalla todas las perspectivas de la empresa. El punto del inventario de datos es establecer una base de datos centralizada a la que los empleados puedan acceder para una referencia rapida. Un inventario de datos adecuado detalla no solo la recopilacion de informacion, sino tambien la ubicacion del almacenamiento y el analisis.

La comprension de la gestion de datos mantiene a los empleados en la misma pagina y trabajando hacia los objetivos de la empresa. Esto, a cambio, conduce a una mayor eficiencia operativa, productividad y toma de decisiones. Al utilizar correctamente el inventario de datos, las empresas pueden optimizar los informes, el desarrollo de conocimientos y las iniciativas de cada departamento.

5 pasos para crear el inventario de datos

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Construir un inventario extenso de datos requiere tiempo y practica. Las empresas pueden comenzar siguiendo cinco pasos integrales.

1. Establecer una autoridad de supervision

En primer lugar, las empresas deben establecer una autoridad de supervision, ya que tendran que reunir informacion de diversos departamentos. Esto implica determinar el jefe del proyecto que organizara la recoleccion de datos. Algunas empresas utilizan un especialista en supervision para aprovechar las politicas de datos y recopilar big data.

Dependiendo de las fuentes internas y externas a las que una empresa necesite acceder, tambien deben revisar las politicas de datos de su sector. Al establecer una autoridad de supervision, los administradores pueden obtener visibilidad del flujo de datos sin problemas de gobernanza. Sin embargo, es aconsejable contratar supervisores de cada departamento para evitar cualquier problema tecnico.

2. Definir el ambito de inventario de datos

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A continuacion, el equipo de inventario de datos debe colaborar y establecer el alcance, los plazos, los recursos y otras directrices de su proyecto. El alcance se refiere a que tipo y cuantos datos necesita recopilar el equipo para completar su inventario. Dado que el alcance a veces puede ser dificil de definir, los administradores deben considerar los componentes esenciales.

Requisitos de inventario enumerados en las politicas de datos

Datos internos frente a datos externos

Todos los activos de datos

Informacion especifica sobre prioridades o tiempo

Datos departamentales individuales

Metadatos requeridos

Direccion

Indicadores clave de rendimiento (KPI)

Plazos

3. Activos de datos de catalogo

El supervisor de cada departamento es responsable de definir y catalogar los datos dentro de su sector. Esto ahorra mas tiempo que si un gerente recogia toda la informacion de la empresa. Despues de contabilizar la informacion de cada departamento, el unico equipo del proyecto compila todos los datos en un solo inventario. La forma mas organizada de inventariar datos es a traves de soluciones de gestion que estructuran la informacion en un formato legible. De lo contrario, los propietarios solo tienen acceso a grandes volumenes de datos sin procesar.

4. Comprobaciones de calidad completas

Despues de limpiar y organizar los datos, el equipo debe realizar comprobaciones de calidad. Esto incluye eliminar informacion duplicada, incompleta e incoherente, aumentando la calidad de los conjuntos de datos. Cuando las bases de datos son del agrado del gerente, pueden implementarlas para que el resto de los empleados las vean.

5. Priorizar las iniciativas de datos

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Si el proposito del inventario era distribuir la informacion publica o internamente, los administradores deben dar prioridad a sus conjuntos de datos. Esto significa que el equipo debe determinar que informacion publicara primero y a quien. El establecimiento de prioridades tiene en cuenta la sensibilidad del tiempo, las necesidades departamentales y las iniciativas actuales.

Las mejores practicas de inventario de datos

Los inventarios de datos son tan impactantes como su precision. Por lo tanto, las empresas deben considerar las mejores practicas de inventario de datos antes de profundizar en sus proyectos.

Inventario todos los datos

Inventariar los datos mediante practicas tradicionales no permite a las organizaciones recopilar todos los datos disponibles. Esto significa que las empresas podrian estar perdiendo informacion vital. Por lo tanto, las empresas deben implementar sistemas de administracion de datos en cada departamento para automatizar la recopilacion, el almacenamiento y el mantenimiento de datos.

Con una herramienta de integracion, pueden establecer una interfaz universal para acceder a la informacion de todas las soluciones. Los sistemas avanzados de gestion de datos utilizan software de computacion en la nube para ampliar el almacenamiento de datos y la funcionalidad.

Escaneo frente a encuesta

El inventario de datos de la encuesta depende de las partes interesadas para recopilar manualmente informacion de su propia memoria. Sin embargo, debido al error humano, este metodo es tremendamente inexacto, ineficiente y consume mucho tiempo. Las encuestas tampoco tienen en cuenta las modificaciones de los datos despues de la fase de recopilacion.

Por otro lado, los escaneos utilizan software para desenterrar datos de cada fuente y crear mapas de datos intrincados. Las soluciones de administracion tambien mantienen activamente la informacion para reconocer ediciones, recursos compartidos y actualizaciones. Esta tecnica contrarresta el deterioro de los datos debido a la informacion estancada.

Promover la escalabilidad

Los datos mantienen una tasa de crecimiento constante, independientemente del tamano del negocio. Esto significa que cada organizacion necesita ampliar continuamente su capacidad de inventario de datos para recopilar informacion adecuadamente. De lo contrario, los datos pueden caer entre silos de datos y perderse para siempre. Una vez mas, el software basado en la nube proporciona una cantidad infinita de almacenamiento de datos que las empresas pueden expandir y retraer segun sea necesario.

Aumentar la visibilidad de datos

Los sofisticados sistemas de gestion pueden definir diferentes tipos de datos para realizar diversos analisis e ideas. Las soluciones pueden incluso detectar variables interdependientes, relaciones entre puntos de datos e informacion confidencial. Este nivel de funcionalidad mejora la visibilidad de una organizacion en sus datos, lo que hace que la informacion sea mas impactante.

Mejorar el valor del inventario

Construir un inventario de datos en si mismo no beneficia a una empresa. Lo que importa es como planea el negocio utilizar la informacion y mejorar sus procesos internos. El inventario de datos puede mejorar el gobierno, la autoridad, la privacidad e incluso la ciberseguridad de una organizacion cuando se hace correctamente.