Automatizacion de procesos empresariales 101- Tipos de BPA y cuando utilizarlos La automatizacion de procesos
Las empresas pueden ahorrar tiempo en procedimientos diarios monotonos implementando la automatizacion de procesos empresariales para optimizar las operaciones.
Desde la contratacion y formacion de nuevos empleados hasta la regulacion de ordenes de compra de acciones, la entrada de datos en estas tareas repetitivas puede ocupar el valioso tiempo y capital de una empresa. Mediante el uso de software de automatizacion de procesos, las organizaciones pueden acelerar el seguimiento de las operaciones de la cadena de suministro y designar el tiempo de administracion para proyectos mas complejos.
Que es la automatizacion de procesos empresariales?
La automatizacion de procesos empresariales (BPA) es una tecnologia de gestion de flujos de trabajo que automatiza los procedimientos y se puede ejecutar con poca o ninguna intervencion humana. Esta solucion busca reducir los costos operativos y laborales.
Un estudio de Forrester muestra que el software de automatizacion puede reducir los costes operativos totales hasta en un 90%.La
entrada de datos por si sola puede llevar mucho tiempo, especialmente cuando se manejan varios sistemas. La automatizacion empresarial transfiere datos a traves de todas las plataformas necesarias, liberando a los empleados del trabajo administrativo extenso. En cambio, los trabajadores pueden concentrar sus esfuerzos en proyectos empresariales mas complejos, como empresas de expansion empresarial.
Ademas de la gestion de documentos, BPA tiene como objetivo mejorar el software de flujo de trabajo establecido a traves de la integracion. Al colaborar con sistemas automatizados, las empresas pueden mantener facilmente diversas operaciones, como la incorporacion de empleados, proyectos de recursos humanos y analisis de informes. La automatizacion del flujo de trabajo tambien puede ejecutar tareas mas complicadas, desde la administracion del sistema hasta los servicios de correo electronico.
BPA regula todas las soluciones integradas iniciando acciones de solucion de problemas y alertando a los usuarios cuando se ha producido un error tecnico. El software BPA tambien se puede programar para enviar correos electronicos internos, de terceros y de marketing programados, lo que permite a los empleados trabajar y planificar con anticipacion. Con la automatizacion de procesos, las empresas pueden mejorar su eficiencia general aumentando la velocidad del servicio y reduciendo los errores humanos.
Existen varios tipos de soluciones de BPA disponibles que difieren en las capacidades de administracion de proyectos. Los cuatro modelos estandar que progresan en complejidad incluyen-
1. Automatizacion basica- una herramienta basica de automatizacion optimiza los procedimientos empresariales simples, como la mensajeria del departamento, y proporciona una base de datos centralizada para acceder a toda la informacion en una interfaz.
2. Automatizacion de procesos-esta gestion de procesos conserva registros de tareas para mejorar la transparencia y la consistencia de los datos en toda la empresa. Por ejemplo, una empresa puede utilizar la automatizacion de procesos para transferir archivos entre departamentos.
3. Automatizacion de la integracion- como modelo mas complejo, la automatizacion de la integracion permite que las maquinas y el software imiten la forma en que los usuarios realizan operaciones para repetir sus acciones.
4. Automatizacion de Inteligencia Artificial (AI)- la IA es la tecnologia de BPA mas avanzada, ya que toma decisiones basadas en datos a partir de sus propios analisis. La implementacion de IA en las operaciones de fabricacion permite a la solucion digerir datos y ejecutar planes para reducir los errores de la cadena de suministro. Por ejemplo, las empresas estan utilizando esta solucion para detectar riesgos en el envio, como retrasos y posibles danos mediante sensores de envio. Esto permite al sistema alertar a los usuarios para que tomen medidas correctivas en caso de incidente para minimizar los retrasos operativos.
Ejemplos de servicios de BPA
BPA tienen una amplia funcionalidad y se pueden implementar en diversas fases de la cadena de suministro y del negocio. Las empresas pueden comenzar a racionalizar los procedimientos diarios, tales como-
1. Incorporacionde
empleados La contratacion de nuevos empleados no es un proceso sencillo, ya que incluye amplios tramites y capacitacion. Llenar solicitudes, formularios de informacion, acuerdos de beneficios y establecer nuevas cuentas, entre otros procedimientos, son muy lentos. Sin una solucion de automatizacion, los formularios pueden extraviarse, rellenarse incorrectamente o olvidarse por completo.
Por lo tanto, la implementacion del software BPA puede agilizar el proceso de incorporacion de empleados-
- Reducir el papeleo con el intercambio electronico de datos
- Asegurar que todos los formularios esten completos identificando campos vacios
- Aumentar la velocidad del servicio
- Mejorar la productividad
- Promover la satisfaccion de los empleados
2. La
finalizacion de solicitudes de pedidos de compra es una tarea repetitiva que se lleva a cabo entre empresas y proveedores externos. En primer lugar, un funcionario autorizado rellena un formulario de pedido que debe ser revisado y aprobado por el departamento financiero. Una vez aprobado, el formulario se envia al proveedor y al equipo de inventario correspondiente. Este proceso puede tardar dias a semanas en completarse manualmente.
Sin embargo, el uso de un servicio de automatizacion de procesos realiza un seguimiento rapido del procedimiento de pedido de compra mediante-
- Transferencia rapida del papeleo a las partes deseadas
- Mejora de la productividad
- Asegurar que todos los formularios estan completos
- Alertar a los usuarios cuando se producen errores
- Alertas actualizaciones del personal en la ejecucion
3. Prevision de
la demanda La prevision de la demanda requiere informacion actualizada constantemente sobre ventas e inventario para que los gerentes puedan tomar decisiones basadas en datos sobre pedidos de stock, logistica y marketing. Sin un servicio de automatizacion integrado, los empleados designados tendrian que navegar a traves de numerosos programas e informes para agregar todos los datos apropiados. Al extraer continuamente datos de los sistemas de PDV a medida que ocurren las transacciones, las cantidades se introducen automaticamente en el sistema de prevision para estimar la demanda futura y monitorear las tendencias de ventas.
Mediante la implementacion de una solucion de BPA que se integra con sistemas de punto de venta (POS), gestion de inventario y software de prevision, las empresas pueden-
- Aumentar la transparencia de los datos
- Optimizar los pedidos y las campanas de marketing Tomar
- decisiones informadas
- Acceder en tiempo real
4. Control de inventario
Los metodos tradicionales de control de inventario requieren recuentos de ciclos manuales continuos, lo que puede conducir a una alta probabilidad de errores humanos. Las existencias mal contadas y las discrepancias pueden conducir a un exceso de existencias, lo que repercute negativamente en los margenes de beneficio y en el resultado final al prepararse inadecuadamente para las demandas de los consumidores. Sin embargo, los metodos de automatizacion, como los escaneres y el software, pueden agilizar el recuento de inventario.
Al automatizar el control de existencias con el software de inventario y BPA, las organizaciones pueden-
- Aumentar la precision del inventario
- Mejorar la eficiencia y productividad de la cadena de suministro
- Ahorrar tiempo y costes de operacion
- Definir puntos de repedido Esta automatizacion garantiza a las empresas puede evitar existencias, exceso de existencias y discrepancias de inventario, lo que repercute positivamente en sus resultados.
Cuando utilizar BPA Las practicas
modernas de automatizacion son tan avanzadas que a veces pueden hacerse cargo por completo de una operacion. Sin embargo, algunas tareas aun requieren intervencion humana y pensamiento critico. Es esencial comprender que procedimientos pueden mejorarse con las soluciones de BPA y cuales son mejores con el esfuerzo practico.
Cuando es BPA una buena idea?
Tareas Repetitivas
La cadena de suministro consiste en operaciones repetidas desde la fabricacion hasta el cumplimiento del pedido, sin mencionar los procedimientos necesarios para gestionar los empleados y las instalaciones. Los estudios muestran que el 90% de los empleados estan cargados con operaciones repetitivas que podrian manejarse a traves de BPA. Por lo tanto, las empresas pueden implementar sistemas automatizados para gestionar lo siguiente-
- Gestion Actualizaciones de Software Supervision de
- Seguridad
- Seguimiento de Tiempo
- Pedidos
- Control de Inventario
- Envio
- Facturacion de Pedidos de Compra
Las organizaciones de seguimiento basadas en sensores estan empezando a implementar la tecnologia de Internet de las cosas (IoT), como sensores, escaneres y redes, para optimizar sus procesos automatizados. Con el software BPA, las empresas pueden supervisar todas las actividades y el rendimiento del sistema para garantizar que las operaciones se ejecutan de manera eficiente. Esto es especialmente cierto cuando se trata de la manipulacion de existencias tanto dentro como fuera del almacen, incluyendo-
- Monitoreo de recuentos ciclicos Puntos de repedido
- Seguimiento de contenedores de envio
- Monitoreo de temperaturas para productos sensibles que
- reportan danos o perdidos
de mercancias
estan en auge tanto para la parte delantera como trasera de las operaciones de la casa. Los clientes pueden usar quioscos en hoteles, restaurantes, tiendas de comestibles, minoristas e incluso centros de atencion medica para realizar pedidos, escanear productos o facturar. Por otro lado, las empresas estan implementando esta tecnologia para agilizar la capacitacion de los empleados y monitorear los horarios de trabajo. Los trabajadores pueden utilizar los quioscos para entrar y salir de los turnos y verificar las horas, lo que reduce el tiempo que se tarda en realizar un seguimiento manual de los horarios de los empleados.
Procesos de backoffice de TILa
automatizacion de los servicios de TI optimiza la productividad de los empleados durante las horas de trabajo y continua supervisando los datos fuera del horario laboral. Los servicios de BPA se pueden programar para alertar unicamente a los administradores de TI si se produce un error y necesita intervencion humana. Esto elimina la necesidad de contratar personal adicional para la supervision 24 horas al dia, 7 dias a la semana.
Investigacion y Gestion de Contenido
La tecnologia de la informacion automatizada proporciona a las empresas acceso a big data, asi como a sus registros internos para proporcionar un alcance mas amplio de operaciones.
- Registros Penales
- Legal Casos
- Casos Estudios de Casos de Seguros
- Analisis de Gestion de Riesgos
- Demograficos
Cuando el BPA no es una buena idea?
Interaccion con el cliente
Aunque los clientes aprecian las confirmaciones automatizadas de reservas, compras y reservas, otras formas de automatizacion pueden ser mas frustrantes que utiles. Las interacciones personales, como el saludo y la conexion de llamadas telefonicas, deben ser realizadas por los empleados, ya que los sistemas telefonicos automatizados tardan mas tiempo que los esfuerzos manuales.
Durante este proceso robotico, los clientes se ven obligados a esperar sus opciones para dejar un mensaje o ser transferidos a un representante y, a veces, sus comandos pueden ser malinterpretados, dando lugar a llamadas insatisfechas. Por lo tanto, los empleados capacitados deben manejar las llamadas telefonicas entrantes para evaluar adecuadamente la pregunta y transferir la llamada al departamento apropiado.
Atencion al cliente
En la misma linea, cuando los consumidores tienen un problema con un servicio o producto, quieren escuchar de un representante real, no una voz robotica o una respuesta automatizada de correo electronico. Las respuestas automaticas no garantizan que su preocupacion se resuelva y a menudo conlleva un largo tiempo de espera hasta que un empleado pueda conciliar el problema. Estas soluciones hacen que el cliente sienta que no esta siendo escuchado o valorado.
4 Fases de la implementacion del BPA
Al dividir un sistema de BPA en cuatro fases, la gestion de proyectos puede comprender y supervisar mejor sus procesos. Las cuatro etapas incluyen-
1. Analisis- los gerentes deben revisar los datos y los informes para evaluar la eficiencia operativa y el rendimiento general de la empresa. A continuacion, se deben esbozar objetivos, metas y requisitos de solucion claros para determinar que diseno arquitectonico BPA y modelo satisfacen mejor sus necesidades. En este punto, la administracion debe consultar con el departamento de TI o los desarrolladores de software para obtener su opinion.
2. Implementacion - Una vez elegido el sistema de BPA, y los componentes necesarios se personalizan, es hora de implementar la nueva tecnologia. Toda la documentacion del sistema debe estar disponible para que los desarrolladores puedan registrar con precision las caracteristicas, la funcionalidad y la informacion vital. Una vez completada la instalacion, los empleados pueden comenzar a entrenar en la nueva base de datos.
3. Integracion - TI tambien es responsable de integrar la nueva tecnologia con el software existente para crear una base de datos conectada. Esto permite que todos los servicios comuniquen y compartan datos de manera eficiente. Tambien es esencial contar con la documentacion adecuada en todos los sistemas para garantizar que la integracion siga todos los protocolos sin interrumpir otros servidores.
4. Mantenimiento - Una vez que el software esta instalado, es esencial realizar comprobaciones de mantenimiento rutinarias para garantizar que todas las funciones esten actualizadas y funcionen correctamente.
Las ventajas de la implementacion de BPA
Las caracteristicas avanzadas que BPA ofrece a las empresas tienen un potencial infinito. Ademas de su capacidad para aumentar la eficiencia operativa, la automatizacion ofrece a las empresas varias ventajas, incluyendo-
- Transformacion Digital - Transformar una empresa con soluciones modernas asegura que sus operaciones puedan crecer con la evolucion de la tecnologia y los esfuerzos de expansion.
- Claridad mejorada- tener acceso a big data proporciona a las organizaciones un alcance mas amplio de su rendimiento para que puedan ver que operaciones necesitan mejoras. A traves de informes detallados, analisis y mapeo de procesos, la administracion puede implementar cambios segun sea necesario.
- Procesos optimizados- con procesos automatizados, todas las comunicaciones, auditorias, informes e intercambio de datos se optimizan. Esta funcionalidad mejorada promueve la rendicion de cuentas de los empleados, los tiempos de entrega y la eficiencia general.
- Registros de cumplimiento de seguimiento- con una base de datos centralizada, todos los registros e informes se registran y conservan para el acceso de los usuarios, lo que simplifica las auditorias internas.
- Operaciones estandarizadas- la automatizacion de las operaciones garantiza que todos los procesos esten regulados para que las empresas puedan esperar un resultado estandar, aumentando la fiabilidad y la estabilidad de la produccion.
- Satisfaccion mejorada del cliente- el cumplimiento constante de los estandares garantiza que los clientes reciban productos y servicios de alta calidad a tiempo, aumentando la satisfaccion.
- Mayor productividad- los servicios de BPA regulan todas las operaciones, por lo que se ejecutan con precision, puntualmente y a un costo minimo. Esto garantiza que se cumplan los plazos y se reduzcan los errores humanos.
- Reduccion del tiempo y los costos - Un estudio revelo que las empresas estan perdiendo 140.000 millones de dolares anuales en concepto de perdida de tiempo, recursos, operaciones duplicadas y datos desconectados. Al no requerir la intervencion humana, los sistemas automatizados reducen el tiempo y los costos de cumplimiento y, en ultima instancia, promueven los resultados finales del negocio.
Integracion de sistemas e integracion de
sistemas BPA y BPA son muy similares y tienen muchos de los mismos objetivos. Aunque la integracion es una funcion estandar del software BPA, no es el objetivo principal.
En primer lugar, la integracion de sistemas es el proceso de conectar varios subsistemas y aplicaciones individuales para crear una red de herramientas y funciones. Esto elimina el desorden de caracteristicas e informacion redundantes al tiempo que establece una amplia base de datos. Los integradores de software conectados a servidores externos tambien permiten a terceros externos, como clientes, clientes y proveedores, realizar un seguimiento de ciertas operaciones. Al agregar datos, los sistemas integrados pueden agilizar la comunicacion interna y/o externa.
Por otro lado, el principal objetivo de BPA es automatizar los procedimientos estandar para mejorar la productividad general. Sin embargo, muchas veces esto implica interactuar con sistemas establecidos. Cuando los procesos automatizados se integran con otro software, la eficiencia se mejora aun mas mediante el intercambio de datos y una comunicacion mas rapida. Los BPA que utilizan la integracion del sistema pueden aumentar su velocidad de servicio y obtener acceso a datos en tiempo real.
Por lo tanto, las empresas que se centran en la escalabilidad, la funcionalidad y la productividad del negocio deben implementar soluciones de BPA con sistemas integrados para optimizar las operaciones diarias.
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