スモールビジネスのオーナー向けのIT-4 つの便利なソリューション

スモールビジネス向け IT March 21, 2021

Chloe Henderson

中小企業向けIT入門

ずっと前、人々は情報技術（IT）とソフトウェアは複雑な内部システム。多くのお母さんショップでは、従来のキャッシュレジやスプレッドシートを使用して支払いや在庫を追跡していました。

しかし、中小企業の経営者のためのITは大幅に進化し、最新の技術進歩を採用しています。現在では、小規模企業でも、新しいソリューションを活用して業務を合理化できます。

中小企業向けITツール

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大企業だけが自動化されたツールを必要とするという誤解があります。実際には、中小企業の 85% がサービスとしてのソフトウェア (SaaS) ソリューションに投資しています。したがって、所有者は中小企業のニーズに最も適したITツールを理解する必要があります。

1.マイクロソフトの見通し

Microsoft Officeには、プレゼンテーション・ビルダーから記録管理やスプレッドシートまで、幅広いビジネス・ツールが含まれています。これらのソリューションは、デジタルデータベースでレポートを生成し、情報を整理するために必要な手段を企業に提供します。このように、中小企業は、ファックスやスナールメールなどの手動簿記やデータ交換の慣行に頼るのをやめることができます。

しかし、多くの人々は彼らのビジネス電子メールアプリケーションであるMicrosoft Outlookの重要性を見落としています。このツールは、従業員間のメッセージングを容易にするだけでなく、カレンダー、タスクの優先順位付け、およびドキュメント共有機能も備えています。Microsoft Outlook を購入することで、中小企業は、通信、スケジューリング、およびドキュメントファイリング方法を部署全体で標準化できます。

2.クラウドストレージ

物理的なファイリングキャビネットは過去のものです。多くの中小企業は、クラウドストレージに関する従来の簿記手法をすでに捨てています。クラウドストレージにより、企業は物理的なハードドライブや紙にレコードを保存する必要がなくなります。代わりに、このテクノロジーにより、従業員はパーソナルコンピュータの外部でドキュメントを事実上保存できます。つまり、従業員はいつでも任意のコンピュータにログインでき、その情報にアクセスできます。

クラウドストレージの最もよく知られている例は、Googleドライブです。ユーザーが電子メールアドレスとインターネット接続を持っている限り、彼らは無料でアカウントを作成することができます。Googleは、を含むすべてのアカウントで多数のツールを提供しています。

Gmail (メール)
ドキュメント (ドキュメント)
ミーティング (バーチャルミーティング)
スプレッドシート (スプレッドシート)
スライド (プレゼンテーションビルダー)

クラウドストレージを使用すると、組織はシステムの誤動作の結果としてデータを失うことを心配する必要はありません。ツールは、ユーザーが行うすべての変更で、ドキュメントの最新バージョンを更新してアップロードするだけです。これにより、ビジネスに緊急事態の復旧計画が提供され、最新の情報を受け取ることができます。

3.ネットワークセキュリティ

調査によると、中小企業はすべてのサイバー犯罪被害者の60％を占めています。これは、外部の脅威を軽減するためのいくつかの深刻なセキュリティ対策と予防措置が必要です。ネットワークセキュリティに投資することで、企業はを含むすべての重要な情報を保護できます。

Eメール
顧客情報
財務文書
ビジネスファイル
サードパーティとの連絡

ネットワーク接続を保護することで、データ侵害や情報の盗難を防ぐだけでなく、企業の評判を損なうことも防止できます。お客様は、個人データを保護するビジネスを愛用することにしか感じません。したがって、所有者は、マルウェアやハックから保護するウイルス対策ソフトウェアに投資する必要があります。

4.ハブワークス

Hubworks は、など、あらゆるビジネスニーズに対応するツールを提供するプロバイダーです。

郵便スケジュール（従業員のスケジュール）
ジップクロック（従業員のバイオメトリックタイムクロック）
在庫の圧縮（在庫管理）
ZIP注文（在庫注文）
郵便番号予測（需要予測）
プラムPOS (POS)

これらのツールにより、あらゆる業界の企業が社内プロセスを自動化できます。Hubworks では、レストラン向けのアプリケーションも追加されているため、顧客の注文の合理化、食品廃棄物の削減、コンプライアンスの維持が可能です。システムインテグレータである任意のコネクタにより、企業は確立されたソフトウェアを接続して、データの一貫性と整合性を向上させることができます。

スモールビジネスのIT戦略のメリット

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IT戦略を導入することで、各従業員が目指す目標をビジネスで設定できます。中小規模企業では、IT戦略を開発して起動するだけで、いくつかのメリットを活用できます。

従業員のアカウンタビリティの向上

適切なIT戦略は、企業内のすべての職場の役割を明確に概説します。これには、各従業員の責任、期待、目標が含まれます。しかし、一部の戦略では、ベンダーや他のパートナーなどの外部当事者を概説することさえあります。

戦略でこれを詳述することで、企業は労働者の期待に関する混乱を排除することができます。したがって、従業員は、彼らが行うか、または実行しないすべてのタスクについて責任があります。一部の所有者は、戦略を開発するためにサービスをアウトソーシングしますが、このタスクに社内従業員を使用すると、不正確さと混乱を排除することができます。

重複とボトルネックの排除

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ロールを割り当てた後、企業は内部監査を実施して、重複したタスクと職階を排除する必要があります。一部の企業は、同じことを達成する複数のソフトウェアに対して支払うことを発見することさえあります。重複を削除することで、組織はコストを節約し、効率を向上させることができます。

監査により、ボトルネックを特定して定義する機会も提供されます。ボトルネックは、遅延システムが以前のシステムの入力を効率的に処理できないために作成されるビルドアップです。これにより、すべてのシーケンシャルプロセスが遅延し、出力と生産性が制限されます。ボトルネックを排除することで、業務効率と拡張性を大幅に向上させることができます。

キャッシュフローの制御

IT戦略は、長期的には運用コストの削減にも取り組む必要があります。当初の計画期間では追加コストが発生する可能性がありますが、最終的には不必要な費用を削減します。たとえば、企業は管理ソフトウェアを実装して、反復的なタスクを自動化し、人件費を節約できます。ソフトウェアツールはまた、毎回一貫してプロセスを実行し、信頼性の高い結果を保証します。これにより、マネージャはキャッシュフローを正確に予測し、予算とリソース配分を最適化できます。