ソースドキュメントの概要組織は毎日財務部門に出入りする資金を持っているため、物事を真っ直ぐに保つことが難しくなっています。したがって、企業は、内部および外部の各トランザクションの詳細を記録する適切な文書を必要とします。
ビジネスソース文書は、各購入と販売の詳細を概説し、企業は書籍の正確性をチェックすることができます。
ビジネス・ソース・ドキュメントとは何ですか
ビジネスソース文書は、ビジネストランザクションの概要を示すレポートです。監査証跡とも呼ばれます。これらの書類は、監査人が財務諸表を審査し、購入を確認するときには保管する必要があります。
ソース文書は、
- 関係者の名前を含む各取引の重要な情報を定義します
-
-
-
- 購買金額取引日取引ソース承認済署名その他関連
-
-
詳細ソース文書には通常 、識別番号が割り当てられ、承認のために刻印されます。これにより、購入が検証されたことを確認し、見つける。そうしないと、フォームが欠落しているかどうかを識別するのが難しい場合があります。
文書をチェックし、承認した後、企業は、将来の参照のために組織されたファイリングシステムにそれらをアーカイブします。企業では通常、年内にフォームをオンサイトで保管しますが、古いレポートはストレージに移動できます。
ただし、一部の組織では、クラウドストレージを使用して、すべてのソースドキュメントを 1 つの汎用インターフェイスに保持し、簡単に検索できます。
会計ソース文書の種類ソース文書には、
ソース文書に含まれる書類には少なくとも 8 つの異なるタイプの書類が存在しているため、ソース文書は比較的広い用語です。
引用引用は、サプライヤーが所望の商品の価格を概説する興味のある顧客に提供するレポートの一種です。顧客は、価格評価を見て、通常、最も安いオプションに基づいて、から購入するベンダーを決定することができます。
クライアントは、見積もりを見直した後、彼らはその後、製品が出荷された後に請求書で応答し、サプライヤーに注文を送信します。
発注企業が在庫を購入するためには、発注書とも呼ばれる注文フォームに記入する必要があります。時にはサプライヤーは、クライアントにこの文書を提供しますが、他の時間は、企業はA5シートを構築する必要があります。しかし、デジタル注文フォームは、財務部門が適切なチームを介して文書を渡すことができるように、統合されたソフトウェアを使用しています。
承認プロセスの後、プロジェクトマネージャーは注文元ドキュメントを仕入先に送信します。この時点で、サプライヤーは注文処理を開始し、請求書を返品します。これらのタイプの原付文書は、注文価格を必ずしも概説するとは限りません。これは、履行後までわからない場合があります。
配送ドケットほとんどの場合、ベンダーは配送ドックを提供し、各注文を出荷、スタンプまたは配送します。この文書は、出荷伝票とも呼ばれ、パッケージの内容を説明しています。
これにより、受入チームは実地棚卸をレコードとクロス検査し、すべてが存在することを確認できます。何かが欠損または破損している場合、クライアントはサプライヤーに連絡して払い戻しを要求することができます。
販売および購買請求書会社が品目を販売すると、販売に関するすべての関連情報が記載されたレポートが発行されます。ただし、出品者が事前に資金を受け取らない場合は、購入者に請求書を送信します。請求書には、次のことが記載されています。
-
-
-
-
- 支払条件購入者の情報販売者の情報取引日配送詳細たとえば
-
-
-
、店舗は、テレビや冷蔵庫などの大規模な購入を30日間支払うことができます。支払条件によっては、その月の経過後に未払残高が利息が発生する場合があります。クライアントが請求書を受け取ると、彼らはすべてが正しいことを確認するために、物理的な配送に詳細をクロス検査します。承認プロセスの後、購入者は増分または全額で支払いを行います。
出品者は、出荷された売上請求書を受け取ったら、後で参照できるように記録管理システムに入力します。
クレジットおよびデビットノート購入者が商品が不要になった場合、返品処理が開始されます。出品者が返品を承認すると、貸方票と呼ばれるものが発行されます。この種類の元伝票は、顧客が口座に店舗クレジットを持っている仕入先を示します。
クライアントが以前の購入から未処理の残高を持っている場合、貸方票は金額を減らします。それ以外の場合は、フォームは店内でのみ使用できる払い戻しとして機能します。いずれにしても、出品者はこの返品を借方票としてマークします。これは、引当金が減額されるからです。
支払アドバイス顧客は、請求書を支払った後、仕入先に送金または支払に関するアドバイスを送信します。このタイプの元伝票には、支払金額と対応する請求書番号の概要が記載されています。支払いは、追跡可能な限り、小切手または電子デポジットを通じて行われます。
通常、出品者は請求書の下部または右端に送金通知を添付します。これらの穴あきセクションは、簡単に引き裂き、迅速な支払いのために送付することができます。顧客が自分の記録のために1つを持つことができるように、いくつかは重複して来ます。
小切手小切手とは、口座名義人が銀行口座から引き出している金額を示す紙幣です。このタイプのソース文書では、処理を開始するには、アカウント所有者からの承認された署名が必要です。各小切手の右上隅には一意の番号があり、購入の関連付けを容易にします。ブックキーパーは通常、将来の参照のために、関連する購入と一緒にこの番号を記録します。
この場合、受取人、またはサプライヤーは、「注文に支払う」行に書き込まれます。この行を空白のままにすると、誰でも自分の名前を書いて資金を盗むことができます。一部の企業では、小切手の上に「交渉不可」または「またはベアラー」という単語が書かれています。
これらの単語を横切ることによって、支払人は受取人が小切手の現金化を禁止します。したがって、唯一のオプションは、適切な口座にチェックインし、預金伝票を受け取ることです。すべての預金伝票は、銀行取引明細書に記載され、会社の損益計算書に記録する必要があります。
領収書顧客が請求書を支払った後、売り手は注文と支払条件の詳細が記載された領収書を発行します。この原文は、出品者が注文を出荷し、クライアントが残高を支払ったことを証明しています。
領収書は常に良いアイデアですが、特に顧客が現金で支払うとき、他の紙のトレイルがないように。今日では、顧客は紙または電子メールを通じてデジタルで現金領収書を受け取ることができます。
7
8
