効果的なプロジェクト統合管理のための7つのステップ
統合管理の概要
経営陣は、企業内の全体的な部門または部門に限定されません。いくつかのプロジェクトや大規模なタスクでさえ、マネージャは準備を実行する必要があります。しかし、これは多数の対応プロジェクトでは難しい場合があります。統合管理により、プロジェクトチームはシステム、スケジュール、予算をスムーズなワークフローを促進する。
プロジェクト統合管理とは何ですか
プロジェクトの統合管理は、このようなリソース、システム、およびタスクなどのプロジェクトのすべての要素を編成し、コンパイルすることを含みます。統合プラクティスは、最初のイニシアチブから最終終了まで、プロジェクト内のすべてのアクティビティに影響します。したがって、統合マネージャは、統合プロジェクトにジャンプする前に、プロジェクトのライフサイクル全体を理解する必要があります。
プロジェクト統合のもう1つの主要な要素は、潜在的なトレードオフを理解し、ビジネスが行う必要のある妥協です。たとえば、タスクが予算を超える場合、マネージャは期限または予算を延長するかどうかを決定する必要があります。これらのイベントは、適切な統合管理がなければ、プロジェクトと計画することは困難です。統合管理により、企業はステークホルダー、クライアント、従業員の関係を適切に維持し、リスクを軽減することができます。
統合管理の 7 つのステップ
一般的な統合管理プロジェクトには、タスクを整理するために努力する 7 つの包括的なステージが含まれているため、統合はシームレスです。
1.プロジェクト憲章の作成
プロジェクト憲章は、プロジェクト全体の目標、手順、イニシアチブを説明しています。典型的な憲章は、ステークホルダーがレビューおよび承認する公式文書として機能する1つのフルページです。承認後、プロジェクトマネージャはドキュメントを参照して、適切なリソース割り当て、従業員の指定、および予算編成を確保できます。適切な憲章は、すべての要素の概要を説明し、すべてのチームメンバーと関係者が同じページに表示されます。
2.事前スコープステートメントの確立
スコープステートメントを確立することにより、プロジェクトマネージャはスコープのクリープのリスクを最小限に抑えることができます。スコープクリープとは、プロジェクトの要件が、不十分な計画の結果として時間の経過とともに増加しているように見えます。スコープステートメントは、プロジェクトを正常に完了するために必要なすべての方法論、リソース、戦術を定義することにより、この脅威に対抗します。
3.プロジェクト管理計画の策定
次に、チームメンバーが統合を実行する正確度を定義するマスタープランを作成します。詳細な管理計画では、必要なコンポーネントをすべて概説します。
- 計画ドキュメント
- 推定時間枠
- プロジェクトの範囲
- 予想されるコスト
この時点で、メンバーは統合が必要なコンポーネントと最適なアプローチを検討する必要があります。
4.プロジェクト実行の管理
最後に、各チームメンバーは、システム統合を導入するために個々の責任を果たすことができます。プロジェクトマネージャの責任は、各従業員を監督して、正確に職務を遂行していることを確認することです。これは、チームが経営計画をどれくらいうまく準備したかに大きく依存します。したがって、不十分な計画は、不十分な実装または不整合な実装につながる可能性が高いです。
5.プロジェクト作業を管理する
プロジェクトを統合した後、管理者は単にそれをできるようにすることはできません。成功を保証するには、その進捗状況を積極的に監視し、追跡する必要があります。そうしないと、問題が発生する可能性があり、ビジネスは技術的な問題を完全に認識していない可能性があります。このように、チームは新たなリスクを排除し、彼らがプロジェクトの目標を達成することを保証することができます。
6.変更管理の統合
議論の余地に、プロジェクトの最も困難な部分は、変更を受け入れ、調整を行うことです。しかし、それは成功と適応性に不可欠な要素です。したがって、チームは受け取ったフィードバックや変更リクエストを確認し、承認プロセスを通じて実行する必要があります。チームが承認した変更は、製品の品質や歩留まりを改善しながら、コンプライアンスを維持する必要があります。一般的な変更には、スケジュール、予算、目標、締め切り調整などがあります。
7.プロジェクトを閉じる
完了すると、監督者は正式にプロジェクトを確認し、その影響を評価する必要があります。この分析の間、管理者は、強さ、弱点、リスク、および機会のポイントに焦点を当てる必要があります。この情報は、マネージャが将来のプロジェクトをより適切に準備するのに役立ちます。
統合管理のメリット
統合管理だけでなく、プロジェクト中にモチベーションチームを維持するだけでなく、他のいくつかの利点を提供します。
スコープの向上
統合管理は、プロジェクトの範囲を拡張し、中断を引き起こす心配なく、必要に応じてメンバーを調整することができます。これは、ワークフローを妨げることなく、プロセス全体でミッションを変更できることを意味します。一方、従来のプロジェクト計画では、最初にチームがスコープに基づいてプロジェクトを確立し、継続する必要があります。しかし、これは調整のための余地があまり残っていません。
統合管理では、監督者は明確に自分のチームとのプロジェクトの使命を伝え、それに応じてそれを変更することができます。このレベルの柔軟性により、企業はスコープのクリープや進捗を妨げる可能性のある変更を回避できます。また、メンバーが締め切りや目的を満たすことができることを保証します。
オープンコミュニケーションを確立する
コミュニケーションは、チームプロジェクトにとって成功の最も重要な要素ではないにしても、1つです。メンバーが多いほど、通信ミス、サイロ化されたデータ、エラーのための余地が増えます。統合管理により、チームはメンバー間のオープンなコミュニケーションラインを確立します。
スケジュール監視の強化
複数のタスクとシステムが同時に実行されているプロジェクトは、のスケジュールを管理および作成することが困難な場合があります。統合管理により、スーパーバイザは相互依存変数を簡単に識別し、合理的な期限を確立することができます。これにより、メンバーはスケジュールをアクティブに監視し、各タスクを考慮して、迅速な完了を保証できます。
フィードバックを生成
統合管理は、調整のための柔軟性を持っているので、それはまた、メンバーが自由にフィードバックを生成することができます。したがって、作業者は、いくつかの期限、予算の制限、またはタスクが妥当でないことに気付いた場合、変更要求を送信できます。従業員は、お互いにフィードバックを与えることさえでき、説明責任や小切手、バランスを促進します。
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