L'informatique pour les proprietaires de petites entreprises - 4 solutions utiles
Introduction a l'informatique pour les petites entreprises
Il n'y a pas si longtemps, les gens pensaient que les technologies de l'information (IT) et les logiciels n'etaient que pour les grandes entreprises systemes internes . De nombreux magasins de maman et pop utilisaient encore des caisses enregistreuses traditionnelles et des feuilles de calcul pour suivre les paiements et les stocks.
Toutefois, l'informatique destinee aux proprietaires de petites entreprises a considerablement evolue et a adopte les dernieres avancees technologiques. Desormais, meme les petites entreprises peuvent tirer parti de nouvelles solutions pour rationaliser leurs operations.
Outils informatiques pour les petites entreprises
Il existe une idee fausse courante selon laquelle seules les grandes entreprises ont besoin d'outils automatises. En realite, 85% des petites entreprises investissent dans des solutions logicielles en tant que service (SaaS). Par consequent, les proprietaires doivent comprendre quels outils informatiques repondent le mieux aux besoins de leurs petites entreprises.
1. Microsoft Outlook
Microsoft Office englobe un large eventail d'outils metier, allant des concepteurs de presentations a la tenue de documents et aux feuilles de calcul. Ces solutions donnent aux entreprises les moyens necessaires pour generer des rapports et organiser l'information dans une base de donnees numerique. De cette facon, les petites entreprises peuvent cesser de s'appuyer sur des pratiques manuelles de comptabilite et d'echange de donnees, telles que les telecopies et les escargots.
Cependant, beaucoup de gens negligent l'importance de Microsoft Outlook, leur application de messagerie professionnelle. Cet outil facilite non seulement la messagerie entre les employes, mais dispose egalement d'un calendrier, de hierarchisation des taches et de partage de documents. En achetant Microsoft Outlook, les petites entreprises peuvent standardiser les methodes de communication, de planification et de classement des documents dans l'ensemble de leurs services.
2. Stockage Cloud
Les classeurs physiques sont une chose du passe. De nombreuses petites entreprises ont deja abandonne leurs pratiques traditionnelles de comptabilite pour le stockage dans le cloud. Avec le stockage en nuage, les entreprises n'ont plus besoin de stocker des enregistrements sur un disque dur physique ou un papier. Au lieu de cela, cette technologie permet aux employes d'enregistrer des documents virtuellement, en dehors de leur ordinateur personnel. En d'autres termes, les employes peuvent se connecter a n'importe quel ordinateur a tout moment acceder a l'information.
L'exemple le plus connu de stockage dans le cloud est Google Drive. Tant que l'utilisateur dispose d'une adresse e-mail et d'une connexion Internet, il peut creer un compte gratuitement. Google offre de nombreux outils avec chaque compte, y compris.
- Gmail (courriel)
- Docs (documentation)
- Rencontre (reunions virtuelles)
- Feuilles (feuilles de calcul)
- Diapositives (generateur de presentation)
Avec le stockage en nuage, les entreprises n'ont pas a se soucier de perdre leurs donnees a la suite d'un dysfonctionnement du systeme. L'outil met simplement a jour et telecharge la derniere version du document a chaque modification apportee par l'utilisateur. Cela donne a l'entreprise un plan de reprise en cas d'urgence et garantit qu'elle recevra l'information la plus a jour.
3. Securite reseau
Des etudes montrent que les petites entreprises representent 60% de toutes les victimes de la cybercriminalite. Pour ce faire, il faut prendre des mesures de securite et des precautions serieuses pour attenuer les menaces externes. En investissant dans la securite des reseaux, les entreprises peuvent proteger toutes les informations critiques, y compris.
- Courriels
- Informations client
- Documents financiers
- Fichiers d'entreprise
- Correspondance avec
La protection des connexions reseau empeche non seulement les violations de donnees et le vol d'informations, mais aussi de nuire a la reputation de l'entreprise. Les clients se sentent seulement a l'aise de condescendance d'une entreprise qui protege leurs donnees personnelles. Par consequent, les proprietaires devraient investir dans un logiciel antivirus qui protege contre les logiciels malveillants et les piratages.
4. Hubworks
Hubworks est un fournisseur qui offre des outils pour tous les besoins de l'entreprise, tels que.
- Horaires Zip (planification des employes)
- Horloge Zip (horloge biometrique de l'employe)
- Zip Inventaire (Gestion du stock)
- Commande par zip (commande de stock)
- Prevision Zip (prevision de la demande)
- Prune POS (point de vente)
Grace a ces outils, les entreprises de tous les secteurs peuvent automatiser leurs processus internes. Hubworks a meme des applications supplementaires pour les restaurants afin de rationaliser les commandes des clients, de reduire le gaspillage alimentaire et de maintenir la conformite. Avec leur integrateur systeme Any Connector, les entreprises peuvent connecter des logiciels etablis pour ameliorer la coherence et l'integrite des donnees.
Avantages d'une strategie informatique pour les petites entreprises
Le fait d'avoir une strategie informatique permet a une entreprise de fixer des objectifs que chaque employe s'efforce d'atteindre. Juste en developpant et en lancant une strategie informatique, une petite entreprise peut tirer parti de plusieurs avantages.
Ameliorer la responsabilisation des employes
Une strategie informatique adequate decrit clairement le role de chaque poste au sein de l'entreprise. Cela inclut les responsabilites, les attentes et les objectifs de chaque employe. Cependant, certaines strategies decrivent meme des parties externes, telles que les fournisseurs et d'autres partenaires.
En detaillant cela dans la strategie, les entreprises peuvent eliminer toute confusion autour des attentes des travailleurs. Par consequent, les employes sont tenus responsables de toutes les taches qu'ils accomplissent ou non. Bien que certains proprietaires sous-utilisent des services pour elaborer la strategie, le recours a des employes internes pour cette tache peut eliminer les inexactitudes et la confusion.
Eliminer les doublons et les goulets d'etranglement
Apres avoir attribue des roles, les entreprises doivent effectuer un audit interne afin d'eliminer les taches et les postes en double. Certaines entreprises decouvrent meme qu'elles paient pour plusieurs logiciels qui accomplissent la meme chose. En supprimant les doublons, les organisations peuvent economiser de l'argent et ameliorer l'efficacite.
Les audits offrent egalement l'occasion de reperer et de definir les goulets d'etranglement. Les goulots d'etranglement sont des accumulations que les systemes en retard creent parce qu'ils ne peuvent pas traiter efficacement l'entree du systeme precedent. Cela retarde tous les processus sequentiels, limitant ainsi la production et la productivite. En eliminant les goulets d'etranglement, les entreprises peuvent ameliorer considerablement l'efficacite operationnelle et l'evolutivite.
Controle des flux de tresor
Une strategie informatique devrait egalement s'efforcer de reduire les couts operationnels a long terme. Bien que la periode initiale de planification puisse entrainer des couts supplementaires, elle reduira eventuellement les depenses inutiles. Par exemple, les entreprises peuvent implementer un logiciel de gestion pour automatiser les taches repetitives, reduisant ainsi les couts de main-d'oeuvre. Les outils logiciels effectuent egalement des processus de maniere coherente a chaque fois, garantissant des resultats fiables. Cela permet aux gestionnaires de prevoir avec precision les flux de tresorerie afin d'optimiser les budgets et l'allocation des ressources.
Ameliorer l'avantage concurrentiel
La creation d'une strategie informatique annuelle garantit que les entreprises ne tombent pas en retard par rapport a la concurrence. Le marche est en constante evolution et introduit de nouvelles technologies qui peuvent rationaliser les taches metier. Par consequent, les proprietaires devraient revoir leurs pratiques pour determiner si les nouveaux developpements technologiques peuvent ameliorer leur productivite.
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