TI para propietarios de pequenas empresas - 4 soluciones utiles
Introduccion a la TI para pequenas empresas
No hace mucho tiempo, la gente pensaba que la tecnologia de la informacion (TI) y el software eran solo para grandes empresas con sistemas internos . Muchas tiendas de mama y pop todavia utilizaban cajas registradoras tradicionales y hojas de calculo para realizar un seguimiento de los pagos y el inventario.
Sin embargo, la TI para propietarios de pequenas empresas ha evolucionado significativamente y ha adoptado los ultimos avances tecnologicos. Ahora, incluso las pequenas empresas pueden aprovechar las nuevas soluciones para agilizar sus operaciones.
Herramientas de TI para pequenas empresas
Existe una idea erronea comun de que solo las grandes empresas necesitan herramientas automatizadas. En realidad, el 85% de las pequenas empresas invierten en soluciones de software como servicio (SaaS). Por lo tanto, los propietarios deben comprender que herramientas de TI se adaptan mejor a las necesidades de sus pequenas empresas.
1. Microsoft Outlook
Microsoft Office abarca una amplia gama de herramientas empresariales, desde creadores de presentaciones hasta mantenimiento de registros y hojas de calculo. Estas soluciones dan a las empresas los medios necesarios para generar informes y organizar la informacion en una base de datos digital. De esta manera, las pequenas empresas pueden dejar de depender de las practicas manuales de contabilidad y de intercambio de datos, como faxes y caracoles.
Sin embargo, muchas personas pasan por alto la importancia de Microsoft Outlook, su aplicacion de correo electronico empresarial. Esta herramienta no solo facilita la mensajeria entre empleados, sino que tambien tiene funciones de calendario, priorizacion de tareas y uso compartido de documentos. Al adquirir Microsoft Outlook, las pequenas empresas pueden estandarizar los metodos de comunicacion, programacion y archivo de documentos en sus departamentos.
2. Almacenamiento en nube
Los archivadores fisicos son cosa del pasado. Muchas pequenas empresas ya han abandonado sus practicas tradicionales de contabilidad para el almacenamiento en la nube. Con el almacenamiento en la nube, las empresas ya no tienen que almacenar registros en un disco duro fisico o papel. En cambio, esta tecnologia permite a los empleados guardar documentos virtualmente, fuera de su computadora personal. En otras palabras, los empleados pueden iniciar sesion en cualquier ordenador en cualquier momento acceder a la informacion.
El ejemplo mas conocido de almacenamiento en la nube es Google Drive. Siempre que el usuario tenga una direccion de correo electronico y una conexion a Internet, puede crear una cuenta de forma gratuita. Google ofrece numerosas herramientas con cada cuenta, incluyendo.
- Gmail (correo electronico)
- Documentos (documentacion)
- Meet (reuniones virtuales)
- Hojas (hojas de calculo)
- Diapositivas (generador de presentaciones)
Con el almacenamiento en la nube, las organizaciones no tienen que preocuparse por perder sus datos como resultado de un mal funcionamiento del sistema. La herramienta simplemente actualiza y carga la version mas reciente del documento con cada cambio que realice el usuario. Esto le da a la empresa un plan de recuperacion para emergencias y asegura que recibira la informacion mas actualizada.
3. Seguridad de red
Los estudios muestran que las pequenas empresas constituyen el 60% de todas las victimas de delitos ciberneticos. Esto requiere algunas medidas de seguridad y precauciones serias para mitigar las amenazas externas. Al invertir en seguridad de la red, las empresas pueden proteger toda la informacion critica, incluida la.
- Correos electronicos
- Informacion del cliente
- Documentos financieros
- Archivos empresariales
- Correspondencia de terceros
La proteccion de las conexiones de red no solo evita filtraciones de datos e informacion robada, sino que tambien dana la reputacion de la empresa. Los clientes solo se sienten comodos al ser condescendiente de una empresa que protege sus datos personales. Por lo tanto, los propietarios deben invertir en software antivirus que proteja contra malware y hacks.
4. Obras de Hubworks
Hubworks es un proveedor que ofrece herramientas para todas las necesidades empresariales, como.
- Programaciones Zip (Programacion de empleados)
- Reloj Zip (reloj de tiempo biometrico empleado)
- Zip Inventario (Gestion de inventario)
- Pedidos Zip (Pedidos de inventario)
- Previsiones Zip (Prevision de la demanda)
- Plum POS (Punto de venta)
Con estas herramientas, las empresas de todos los sectores pueden automatizar sus procesos internos. Hubworks incluso tiene aplicaciones adicionales para restaurantes para que puedan agilizar los pedidos de los clientes, reducir el desperdicio de alimentos y mantener el cumplimiento normativo. Con su integrador de sistemas, Cualquier conector, las empresas pueden conectar software establecido para mejorar la consistencia y la integridad de los datos.
Beneficios de tener una estrategia de TI para pequenas empresas
Tener una estrategia de TI garantiza que una empresa haya establecido objetivos por los que cada empleado se esfuerza. Con el simple desarrollo y lanzamiento de una estrategia de TI, una pequena empresa puede aprovechar varios beneficios.
Mejorar la rendicion de cuentas
Una estrategia de TI adecuada describe claramente el papel de cada puesto dentro de la empresa. Esto incluye las responsabilidades, expectativas y metas de cada empleado. Sin embargo, algunas estrategias incluso esbozan a partes externas, como proveedores y otros asociados.
Al detallar esto en la estrategia, las empresas pueden eliminar cualquier confusion en torno a las expectativas de los trabajadores. Por lo tanto, los empleados son responsables de todas las tareas que realizan o no realizan. Aunque algunos propietarios subcontratan servicios para desarrollar la estrategia, el uso de empleados internos para esta tarea puede eliminar inexactitudes y confusiones.
Elimine duplicados y cuellos de botella
Despues de asignar roles, las empresas deben llevar a cabo una auditoria interna para eliminar tareas y puestos duplicados. Algunas empresas incluso descubren que pagan por software multiple que logra lo mismo. Al eliminar duplicados, las organizaciones pueden ahorrar dinero y mejorar la eficiencia.
Las auditorias tambien brindan la oportunidad de localizar y definir cuellos de botella. Los cuellos de botella son acumulaciones que crean los sistemas atrasados porque no pueden procesar eficientemente la entrada del sistema anterior. Esto retrasa todos los procesos secuenciales, restringiendo la produccion y la productividad. Al eliminar los cuellos de botella, las empresas pueden mejorar significativamente la eficiencia operativa y la escalabilidad.
Control del flujo de efectivo
Una estrategia de TI tambien deberia esforzarse por reducir los costos operativos a largo plazo. Si bien el periodo de planificacion inicial puede incurrir en costos adicionales, con el tiempo reducira los gastos innecesarios. Por ejemplo, las empresas pueden implementar software de administracion para automatizar tareas repetitivas, ahorrando costos laborales. Las herramientas de software tambien realizan procesos consistentemente cada vez, garantizando resultados fiables. Esto permite a los gerentes pronosticar con precision el flujo de efectivo para optimizar los presupuestos y la asignacion de recursos.
Mejore la ventaja competitiva
La creacion de una estrategia anual de TI garantiza que las empresas no se queden atras de la competencia. El mercado cambia constantemente e introduce nuevas tecnologias que pueden agilizar las tareas empresariales. Por lo tanto, los propietarios deben revisar sus practicas para determinar si los nuevos avances tecnologicos pueden mejorar su productividad.
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