4 pasos para administrar el cumplimiento de las normas empresariales
Introduccion al cumplimiento de normas empresariales
Todas las empresas tienen obligaciones legales y internas regulaciones que deben acatar. Por ejemplo, los restaurantes tienen que seguir la Ley de modernizacion de la seguridad alimentaria de la Administracion de Alimentos y Medicamentos. Esto es para garantizar que todos los productos alimenticios se manipulen adecuadamente y sean seguros de consumir.
La mayoria de las organizaciones tambien tienen codigos de conducta que describen comportamientos aceptables para empleadores y empleados. Al gestionar el cumplimiento del negocio y garantizar que el personal se adhiera a estos estandares, la empresa puede proteger su reputacion y mitigar los riesgos.
Que es el cumplimiento empresarial?
El cumplimiento empresarial se refiere a la practica de asegurar que una empresa y sus empleados sigan todas las leyes federales y regulaciones de la industria. Los requisitos de cumplimiento tambien abarcan normas eticas y politicas internas establecidas por la organizacion. Muchas de estas regulaciones suelen implicar seguridad en el lugar de trabajo, contabilidad, medio ambiente y trabajo. Al imponer el cumplimiento de las normas comerciales, la empresa puede protegerse de demandas, multas y danos a la reputacion.
Importancia del cumplimiento de las normas empresariales
La responsabilidad principal de una empresa es cumplir con las diversas reglas que rigen su organizacion e industria. Al hacerlo, se garantiza la longevidad y el crecimiento de una marca, y evita penalizaciones costosas en el futuro. Los siguientes son los factores clave que los equipos de administracion y los lideres senior deben comprender sobre el cumplimiento de la empresa.
El cumplimiento de normas crece con el negocio
Cuando una empresa comienza, sus estandares de cumplimiento pueden parecer simples. Por ejemplo, una empresa emergente puede comenzar por obtener una licencia comercial y presentar impuestos. Sin embargo, a medida que la marca siga creciendo con mas personal y ubicaciones, se anadiran mas pautas. El propietario ahora debe monitorear diferentes estandares relacionados con la contratacion, la discriminacion, la seguridad, la nomina de sueldos y las prestaciones de los empleados. Las regulaciones tambien pueden variar en diferentes condados, ciudades y estados, tambien.
Menor probabilidad de problemas legales
Cuando una empresa cumple con los estandares federales, disminuira sus posibilidades de obtener multas, sanciones y demandas. Tambien tendran una mejor oportunidad de mantener sus operaciones abiertas y funcionando. Para asegurarse de que los equipos empresariales entiendan sus obligaciones legales, la organizacion debe contratar a un especialista en cumplimiento. Estos expertos pueden educar a la marca sobre leyes especificas que presiden el negocio.
Mejorar el entorno laboral y la seguridad
Muchos reglamentos se establecen para proteger la seguridad, la salud y el bienestar de los empleados y empleadores. Las leyes creadas por la Comision de Igualdad de Oportunidades en el Empleo para acosar, por ejemplo, ayudan a garantizar que la cultura en el lugar de trabajo sea Ademas, crea un entorno seguro y productivo para los empleados. Las directrices, como la seguridad contra incendios, tambien son importantes para las empresas a fin de prevenir accidentes y lesiones en el trabajo.
Mejor Reputacion
Seguir las regulaciones legales permitira a las organizaciones cultivar buenas relaciones publicas. A las empresas modernas les gusta dar a conocer que son conformes. Esto es evidente cuando las marcas indican que son un empleador de igualdad de oportunidades en los anuncios de empleo. Y cuando publican sus declaraciones de mision en su sitio web, esbozando su compromiso con la no discriminacion y la seguridad en el lugar de trabajo. Esto ayuda a la empresa a construir una reputacion positiva, lo que atraera a la gente a querer trabajar o comprar en la marca.
Mayor retencion de empleados
Es mas probable que los empleados permanezcan en una empresa que trabaja para construir un entorno seguro, justo y profesional. Los empleados de todos los niveles de la jerarquia organizativa deben seguir las regulaciones del lugar de trabajo. De lo contrario, el personal se sentira sin valor e insatisfecho con la empresa. Los empleadores pueden crear un manual para empleados que detalla todas las pautas, asi como los procedimientos para rectificar las infracciones.
Como crear un programa de cumplimiento corporativo exitoso
El cumplimiento de las normas empresariales es un asunto que requiere tiempo. En el cual, una organizacion y sus empleados deben ser protegidos tan pronto como el negocio comience a funcionar. Para comenzar a crear un programa de cumplimiento normativo, los equipos de administracion deben elaborar estrategias cuidadosamente las pautas y la implementacion. Los siguientes son pasos clave que deben tenerse en cuenta.
1. Reunir un equipo de cumplimiento
El tamano de un equipo de cumplimiento dependera de cuan grande sea una empresa. Sin embargo, el equipo debe tener una persona para dirigir el comite. Esta persona tendra la autoridad para hacer cumplir las directrices e informara a los altos directivos.
2. Evaluar los riesgos para la organizacion
Una vez creado un equipo de cumplimiento, deben identificar las areas de cumplimiento que afectan a la organizacion. Por ejemplo, si una pequena empresa maneja productos perecederos, la seguridad alimentaria seria un area de cumplimiento en la que deben centrarse. Dado que las regulaciones gubernamentales a menudo evolucionan, el equipo debe evaluar periodicamente sus riesgos para asegurarse de que cumplen las normas. Segun la Asociacion de Asesoramiento Corporativo (AAC), las evaluaciones deben realizarse anualmente.
Al revisar el cumplimiento dentro de la empresa, el ACC recomienda examinar lo siguiente.
- Resultados de auditoria
- Litigios recientes
- Denuncias por incumplimiento
- Reclamaciones de los empleados
- Tendencias en la aplicacion del sector
- Politicas en cada area de riesgo
3. Crear y administrar politicas y estandares
A continuacion, el equipo deberia esbozar codigos de conducta para abordar regulaciones especificas de cumplimiento. Esto tambien ayudara a definir las expectativas de la empresa y las intenciones del programa. El codigo de conducta debe incluir informacion sobre lo siguiente.
- Quien lidera el programa
- Como el personal puede denunciar faltas de conducta
- Cuales son las medidas disciplinarias para violar las pautas
Dependiendo de la organizacion y de su sector, las directrices y las politicas corporativas variaran. Las siguientes son las infracciones de cumplimiento mas comunes que a menudo se abordan en los codigos de conducta.
- Soborno
- Acoso de empleados
- Conflicto de intereses
- Males de conducta etica
- Corrupcion empresarial
- Normas fiscales
Adicionalmente, el equipo debe indicar procesos que ayuden al personal a llevar a cabo y seguir las regulaciones. Por ejemplo, un restaurante puede crear un proceso paso a paso sobre como manejar alimentos perecederos en la cocina para mantener las normas de seguridad alimentaria. Tambien debe haber instrucciones sobre lo que los empleados pueden hacer cuando se dan cuenta de que sus colegas no cumplen los requisitos.
4. Establecer un programa integral de capacitacion
Para que el programa de cumplimiento sea efectivo, todos los empleados deben seguir las pautas. La organizacion debe tener un programa de capacitacion integral y guiar al personal a traves de todos los diferentes protocolos. Todos los empleadores, empleados y entidades externas asociadas con la empresa tambien deben leer y firmar un acuerdo de cumplimiento. Esto garantizara que el personal este educado y ayudara a la empresa a cumplir con las regulaciones.
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