Guia completa de administracion de documentos empresariales para pequenas empresas

Introduccion a los documentos comerciales

Al operar una pequena empresa, el papeleo sobre informacion confidencial y finanzas continuara creciendo y acumulandose. Para garantizar que los documentos comerciales esten organizados y sean accesibles, debe establecerse un sistema de gestion.

Estos procedimientos deben ir mas alla de organizar archivos en una pila o pila ordenada. En cambio, la administracion de documentos empresariales implica la creacion de un sistema de archivo y recuperacion, asi como la implementacion de recursos digitales. Esto permitira mejorar la productividad y ayudara a fomentar una cultura en el lugar de trabajo libre de estres.

Que son los documentos comerciales?

Los documentos comerciales son archivos asociados con transacciones internas y externas dentro de una empresa. Tambien pueden estar relacionados con acuerdos de cumplimiento y gobierno corporativo, como reglas y procesos escritos. Normalmente, los documentos comerciales son confidenciales debido a la informacion que conlleva. Muchas organizaciones organizaran sus documentos comerciales utilizando los siguientes metodos.

1. Ir a traves de documentos y

eliminar el papeleo innecesario es el primer paso para organizar documentos comerciales. Las revistas, notas inutilizables y boletines de noticias deben ser trituradas o recicladas. Los archivos importantes deben organizarse en un archivador etiquetado o sistema de archivo. Si la compania esta realizando la transicion a plataformas sin papel, entonces los documentos fisicos deben escanearse y digitalizarse.

2. Implementar herramientas de productividad


Hay muchas aplicaciones modernas y soluciones de software que ayudaran a aumentar la productividad. Por ejemplo, existen herramientas de contabilidad y contabilidad que simplifican la gestion de facturas y pagos. Las empresas tambien pueden invertir en software de gestion de inventario para optimizar el recuento de inventario y el seguimiento. Estas herramientas mejoraran la productividad y reduciran la cantidad de tramites innecesarios en la oficina o almacen.

3. Organizar el sistema informatico


Muchos propietarios de pequenas empresas realizaran grandes volumenes de trabajo en sus computadoras. Esto da como resultado muchos archivos y documentos digitales guardados en escritorios y cantidades masivas de correos electronicos. Para evitar que el equipo se ralentice y aumente la productividad, los propietarios deben desordenar regularmente sus escritorios y bandejas de entrada. La creacion de un sistema de archivo digital asegurara que los documentos importantes se guarden correctamente. Tambien es importante actualizar el software y buscar virus para asegurarse de que todos los archivos estan protegidos.

4 Tipos clave de documentos comerciales Los documentos

comerciales vienen en muchas formas. Los siguientes son 4 tipos principales de archivos que las organizaciones normalmente crearan, compartiran y administraran.

1. Documentos Fundacionales

Estos son registros permanentes de la empresa que deben almacenarse de forma segura. Los siguientes son documentos fundadores comunes.

• Contratos de acuerdo de asociacion

• Informacion sobre el consejo de administracion Certificados

• de autoridad

• Registro de nombres

• Estatutos

• Propiedad Intelectual Acuerdo de cesion

• Documentos inmobiliarios

• Registros del acuerdo operativo

• Plan de negocio

2. Las

organizaciones de registros de personal y personal estan obligadas por ley a mantener los archivos de sus empleados durante un periodo de tiempo especificado. Estos documentos son utiles en caso de que se haya presentado una queja y las empresas necesitan proporcionar pruebas sobre sus empleados.

Los documentos relacionados con los empleados suelen incluir lo siguiente.

• Registros de reclutamiento - Los anuncios de empleo, descripciones de puestos, curriculum vitae, solicitudes de puestos y archivos de seleccion deben mantenerse a mano. Segun la Comision de Igualdad de Oportunidades en el Empleo, estos documentos deben guardarse durante un ano a partir del primer o ultimo dia de trabajo del empleado.

• Contrato de empleo- incluye manuales para empleados, acuerdos de confidencialidad y politicas escritas que un empleado firmo. Estos contratos deben ser mantenidos por la empresa durante al menos un ano.

• Registros de discapacidad - La Ley de Americanos con Discapacidades requiere que las empresas mantengan toda la informacion sobre discapacidad, como las solicitudes de alojamiento, durante 1 ano.

• Archivos de Beneficios Medicos - Los registros tales como planes de beneficios y la inscripcion de empleados deben conservarse durante 1 ano.

• Registros de empleados- incluye informacion de compensacion, documentos de promocion, evaluaciones de rendimiento, tarjetas de tiempo y documentos de terminacion. Los empleadores necesitan mantener estos registros durante 2 anos.

• Documentos de nomina - La Ley de normas laborales justas, la Ley de igualdad de remuneracion y la Ley de discriminacion por edad en el empleo requieren que las empresas mantengan registros de nomina durante 2-3 anos.

• Ley de licencia familiar y medica (FMLA) - Los empleadores tienen que guardar las solicitudes de FMLA de sus empleados y otros documentos relacionados durante 3 anos.

• Documentos de autorizacion de trabajo - Las empresas necesitan conservar cada uno de los documentos I-9 de sus empleados durante 3 anos despues de su fecha de contratacion o un ano despues de su fecha de terminacion.

• Registros de accidentes - Segun la Administracion de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA), las empresas necesitan guardar registros de accidentes de empleados durante 5 anos.

• Documentos de Compensacion de Trabajadores - Si la operacion de una empresa puede conducir a peligros y enfermedades, el empleador debe registrar la exposicion de los empleados y cualquier expediente medico relacionado durante 30 anos.

3. Registros financieros

De acuerdo con los requisitos del Servicio de Impuestos Internos (IRS), los empleadores deben mantener varios registros financieros y fiscales. Entre ellos se incluyen los siguientes.

• Devoluciones

• impuestos Registros y devoluciones

• Facturas y recibos

• cuenta bancarios

• Documentos de impuestos de nomina

• Documentacion del activo

• Registros de apreciacion

• Documentos de prestamo

• Diarios financieros y libros mayores Registros

• de tarjetas de credito de negocios

4. Documentos legales

Las empresas de todos los tamanos tendran varios tipos de papeleo legal. Estos documentos suelen incluir lo siguiente.

• Contratos con proveedores y terceros contratistas

• Licencias y permisos

• Arrendamientos de propiedades Polizas

• de seguro de propiedad y personal

• Acuerdos de marcas, patentes y derechos de autor

• Actas para el Consejo de Administracion

• Informes anuales para el secretario de Estado

• Certificados de autoridad

Practicas recomendadas para la gestion de documentos empresariales

Un sistema eficaz y proactivo de gestion de documentos empresariales asegurara que todos los archivos esten organizados y guardados de forma segura. Cuando las organizaciones desarrollan tecnicas de gestion, deben tener en cuenta sus archivos impresos y sus registros electronicos. Ademas, el sistema debe incluir la administracion del correo electronico y el uso adecuado del almacenamiento en la nube. Algunos equipos empresariales de practicas recomendadas pueden comenzar por-

Reorganizar todos los documentos en papel

Cuando trabaje con archivos fisicos, los equipos deben comenzar con la reorganizacion. En primer lugar, todos los documentos deben recopilarse y clasificarse en funcion de su informacion. Despues de separar los archivos, el equipo puede colocarlos en su propia carpeta etiquetada o archivador. Mantener y eliminar regularmente el papeleo innecesario o antiguo asegurara que los archivos correctos sean convenientemente accesibles.

Actualizacion del sistema de archivo digital

Un sistema de archivo digital implica metodos para crear, almacenar, recuperar y hacer copias de seguridad de documentos electronicos. Tambien implica la implementacion de medidas de seguridad para garantizar que los archivos confidenciales e importantes esten a salvo de amenazas y violaciones de datos. Al desarrollar un sistema de archivo en linea, los equipos deben utilizar estos consejos clave.

• Tener una Convencion de Nomenclatura de Archivos Estandar - Cuando todos los archivos tienen nombres concisos y especificos, el personal podra identificarlos rapida y facilmente. A menudo, las fechas, los esquemas de numeracion o los identificadores de categoria se utilizan en los nombres de archivo para la especificidad. Esto ahorrara tiempo a los empleados y reducira el estres relacionado con la busqueda de un archivo.

• Crear carpetas para archivos relevantes - Recopilar documentos relevantes en un archivo ayudara a desordenar el escritorio. Por ejemplo, los equipos pueden agregar sus archivos de registros fiscales y de impuestos de nomina en una carpeta, titulada Financial Papers.

• Actualizar archivos regularmente - Al igual que organizar archivos fisicos, los equipos deben actualizar y eliminar archivos antiguos de su escritorio. Al descartar papeles obsoletos, los empleados tendran mas visibilidad de los que necesitan.

• Programar copias de seguridad periodicas- los equipos empresariales deben guardar regularmente su papeleo electronico en una unidad o ubicacion separada, en caso de posible perdida de datos o amenazas.

• Carpetas de nido- si una carpeta tiene muchos archivos, sera util crear carpetas dentro de la carpeta principal. Esto organizara aun mas los diferentes documentos en una subcategoria.