6 Expertentipps fuer die Aufzeichnung von Kleinunternehmen

Aufbewahrung von Geschäftsbilder March 17, 2021

Einfuehrung in die Aufbewahrung von Geschaeftsbilanz

Kleine Unternehmen und Franchise-Unternehmen sammeln gleichermassen grosse Mengen an Geschaeftsunterlagen in Bezug auf Finanzen und betriebliche Aktivitaeten . Ein effizientes System zur Aufbewahrung von Geschaeftsbilderakten ist notwendig, um diese vergangenen Projekte und Transaktionen zu ueberwachen.

Indem Organisationen wichtige Dateien zur Hand haben, koennen sie ihre Aktivitaeten zu Buchhaltungszwecken ueberpruefen. Es wird auch die Prozesse der Steuervorbereitung und jaehrliche Pruefungen rationalisieren. Darueber hinaus ermoeglicht das Fuehren von Aufzeichnungen den Managern einen klareren Einblick in ihre finanzielle Gesundheit, was eine fundierte Entscheidungsfindung ermoeglicht.

6 Tipps fuer die Buchfuehrung von Geschaeftsbilder

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Kleine Unternehmen, die daran interessiert sind, ihre Datensatzverwaltungssysteme zu verbessern, koennen diese Best Practices befolgen.

Einrichtung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems

Papierlos zu werden ist nicht nur nachhaltig, sondern verringert auch die Wahrscheinlichkeit von Unordnung und Desorganisation. Manager sollten ihre Rechnungen, Belege und Vertraege digitalisieren und in einem Online-System speichern.

Darueber hinaus koennen die Namen elektronischer Dateien entsprechend dem, was das Dokument beinhaltet, angepasst werden. Zum Beispiel kann ein Vertrag mit einem Lieferanten mit dem Titel Vertrag mit Anbieter A bezeichnet werden. Dies erleichtert es dem Personal, es auf dem Desktop zu finden, als in einem Aktenschrank danach zu suchen.

Verfolgen Sie Mandate fuer die Aufbewahrung von Aufzeichnungen

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Regierungsbehoerden wie der Internal Revenue Service (IRS) verpflichten Organisationen, bestimmte Dokumente fuer einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. In der Regel muessen Aufzeichnungen innerhalb von 2-6 Jahren aufbewahrt werden, je nachdem, um welches Dokument es sich handelt. Geschaeftsexperten empfehlen jedoch, dass Unternehmen alle ihre Aufzeichnungen mindestens 7 Jahre lang aufrechterhalten. Viele dieser Aufzeichnungen enthalten Dokumente zu Geschaeftseinkommen, Steuerabzuegen und Gehaltsabrechnungen.

Im Folgenden sind einige der haeufigsten Aufzeichnungen aufgefuehrt, die kleine Unternehmen zur Verfuegung haben sollten.

Vertraege der Mitarbeiter

Paystubs

Alle steuerlichen Formulare fuer das IRS

Kontoauszuege

Kreditkarten-Aufzeichnungen

Krankenversicherungs-

Quittungen

Kunden- und Kreditorenrechnung

Finanzielle Rekor

Steuererklaerung

Juristische Dokumente

Dokumente zur Geschaeftsregistrierung

Informationen zu Immobilien

Durchfuehrung regelmaessiger Backups und Sicherheitspruefungen

Im heutigen digitalen Zeitalter koennen Datenverstoesse, Softwareviren und Diebstahl unerwartet auftreten. Geschaeftsinhaber muessen vorbeugende Massnahmen ergreifen und ihre elektronischen Dateien regelmaessig sichern. Durch die Verwendung eines Cloud-basierten Speichersystems werden in der Regel automatisch Online-Datensaetze gesichert. Wenn das Unternehmen ueber physische Papiere verfuegt, sollte eine Kopie jedes Dokuments an einem anderen Ort gespeichert werden.

Darueber hinaus enthalten die meisten Geschaeftsunterlagen sensible und vertrauliche Informationen wie Sozialversicherungsnummern. Daher muessen diese Dokumente angemessen gesichert werden. Unternehmen sollten ein System einrichten, das passwortgeschuetzt ist oder ueber eine Zwei-Faktor-Authentifizierung verfuegt. Regelmaessige Sicherheitskontrollen stellen sicher, dass das System Informationen effektiv sichert.

Separate geschaeftliche und persoenliche Finanzen

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Dokumente in Bezug auf Geschaeftsfinanzen sollten von persoenlichen Dateien getrennt werden. Darueber hinaus sollten alle Geschaeftsausgaben und Schecks nur ueber das Bankkonto des Unternehmens erfolgen, nicht das eines Mitarbeiters oder Managers. Dies wird es einfacher machen, den Cashflow des Unternehmens zu verfolgen und zu erfassen. Das IRS zieht es auch vor zu sehen, dass die finanziellen Aktivitaeten eines Unternehmens vollstaendig vom persoenlichen Kapital getrennt sind. Ist dies nicht der Fall, muss die Organisation moeglicherweise sowohl ihre persoenlichen als auch ihre geschaeftlichen Transaktionen pruefen.

Alle Belege speichern

Effektive Aufzeichnungen fordern die Speicherung aller unternehmensbezogenen Belege. Oft sind Quittungen von Lieferanten und Drittpartnern physische Dokumente. Diese koennen in einem fuer dieses Geschaeftsjahr reservierten Ordner aufbewahrt werden. Ein Hinweis darueber, was und warum der Kauf getaetigt wurde, sollte der Quittung beigefuegt werden. Zusaetzliche Informationen helfen dem Unternehmen, zu beweisen, dass der Kauf eine Geschaeftsausgabe war.

Wenn ein Unternehmen papierlos ist, kann der Beleg gescannt und digitalisiert werden. Dies bietet eine zusaetzliche Schutzebene fuer den Fall, dass der physische Empfang verloren geht oder beschaedigt wird.

Implementierung von Lohn- und Buchhaltungssoftware

Lohn- und Buchhaltungssoftware kann dazu beitragen, den Aufzeichnungsprozess zu rationalisieren. Diese Systeme koennen automatisch wichtige Dokumente wie Kundenrechnungen und Steuerformulare erstellen und archivieren. Es erleichtert Benutzern auch das Auffinden der benoetigten Dateien. Die neuesten Tools koennen einfach in die bestehenden betriebswirtschaftlichen Loesungen des Unternehmens integriert werden.

8 Regeln fuer die Aufzeichnung von Kleinunternehmen

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Bei der Entwicklung eines Geschaeftsaufzeichnungsprozesses sollten Kleinunternehmer die 8 wichtigsten Regeln beruecksichtigen.

1. Bewahren Sie immer Dokumente auf, die Informationen fuer eine Steuererklaerung enthalten, wie Einkommen, Abzug und Kredit. Diese Dateien enthalten im Allgemeinen Quittungen, Kontoauszuege und Gehaltsabrechnungen.

2. Bewahren Sie diese Jahresabschluesse mindestens 3 Jahre lang auf.

3. Steuerunterlagen, die Informationen ueber Mitarbeiter enthalten, sollten mindestens 4 Jahre lang archiviert werden.

4. Aufzeichnungen ueber die Unterlassung von Einnahmen aus einer Steuererklaerung muessen 6 Jahre lang aufbewahrt werden.

5. Dokumente ueber die Kosten von Forderungsausfaellen oder wertlosen Wertpapieren sollten fuer 7 Jahre gespeichert werden.

6. Nutzen Sie die elektronische Buchhaltung und planen Sie regelmaessige Backups.

7. Waehrend Ausgaben im Zusammenhang mit Transport, Mahlzeiten und Unterkuenften, die weniger als 75 USD betragen, keine Quittung benoetigen, sollten die Eigentuemer die Kosten dennoch dem IRS melden.

8. Ein Dokument koennte in Zukunft wichtig sein. Wenn Sie Zweifel an einer Akte haben, bewahren Sie sie nur fuer den Fall auf.

Wenn ein Unternehmen taetig ist, werden sich mehr Dokumente ansammeln. Durch Befolgen dieser Regeln und Best Practices zur Aufbewahrung von Geschaeftsunterlagen koennen Managementteams ihre Prozesse verbessern.