Was ist ein internes Kontrollsystem? Alles zu wissen
Einfuehrung in die effektive interne Kontrolle
Jedes etablierte Unternehmen hat mehrere Abteilungen, wie Finanzen, Personal, Debitorenbuchhaltung und Kreditorenbuchhaltung. Jeder dieser Sektoren hat unterschiedliche Verantwortlichkeiten und verwaltet separate Aufgaben, die fuer das Gesamtunternehmen unerlaesslich sind. Ohne einen umfangreichen Kontrollmechanismus kann es die Eigentuemer jedoch als schwierig empfinden, jede Operation zu ueberwachen.
Mit einem internen Kontrollsystem koennen Fuehrungskraefte jede Aktivitaet innerhalb der Unternehmenswaende regulieren und standardisieren. Diese massgebliche Vorgehensweise reduziert nicht nur betruegerische Aktivitaeten, sondern optimiert auch die Effizienz.
Elemente interner Kontrollsysteme In
erster Linie ist ein internes Kontrollsystem eine Struktur von Richtlinien und Programmen, die Unternehmen zur Beruhigung einrichten. Jede einzelne interne Kontrolle stellt eine Reihe von Mechanismen oder Regeln fuer eine bestimmte Operation dar.
Zum Beispiel haben Finanzabteilungen verschiedene Rechnungslegungsvorschriften, um Diebstahl und Betrug von Mitarbeitern zu verhindern. Unternehmen koennen jedoch in jeder Abteilung die Kontrolle einfuehren, um die Compliance und jedes interne Audit zu verbessern.
Mit diesem System koennen Unternehmen sicherstellen, dass Mitarbeiter und Betriebsablaeufe die gesetzten Ziele erreichen. In kleinen Unternehmen richtet und ueberwacht der Eigentuemer in der Regel das interne Kontrollsystem. Zum Beispiel wird der Eigentuemer oder Manager von Startups Inventarauftraege abschliessen und Mitarbeiter anstelle der Mitarbeiter buchen.
Dies liegt daran, dass am Anfang nur der Eigentuemer die Befugnis ueber die begrenzten Operationen hat.
Sobald das Geschaeft expandiert, muessen die Eigentuemer vertrauenswuerdige Mitarbeiter ernennen, um verschiedene Aufgaben zu koordinieren, um die Praktiken auf dem neuesten Stand zu halten. Andernfalls kann das Unternehmen bei der Auftragserfuellung und finanziellen Verpflichtungen in Verzug geraten. In diesem Fall wird ein internes Kontrollsystem unverzichtbar.
Interne Kontrollsysteme standardisieren verschiedene Praktiken, um Fehler und betruegerische Aktivitaeten zu verhindern. Die drei Hauptelemente jedes internen Kontrollsystems umfassen Folgendes.
Umweltkontrollstudien zeigen, dass die Arbeitsatmosphaere von Fuehrungskraeften und anderen Hoeheren festgelegt und fortgesetzt wird. Wenn die Aktionaere die Vorschriften lockern, werden dies die Mitarbeiter daher zu verzoegerten Systemen fuehren. Auf der anderen Seite, wenn Fuehrungskraefte Wachsamkeit und Liebe zum Detail zeigen, werden die Arbeiter nachziehen.
Buchhaltungssystem
Ein Buchhaltungssystem erfasst jede Transaktion, jeden Jahresabschluss und jede Klassifizierung zu Buchhaltungszwecken. Durch eine umfassende Dokumentation koennen Unternehmen Audits rationalisieren und sicherstellen, dass ihre Buecher korrekt sind. Ohne ein Buchhaltungssystem kann der Papierkram fehlerhaft oder veraltet sein.
Kontrollverfahren
Ein Kontrollverfahren speichert und erleichtert zusaetzliche Richtlinien und Programme, die Unternehmen fuer die Qualitaetskontrolle einhalten. Diese Verfahren sind fuer jede Organisation einzigartig und haengen von ihrer Branche ab.
Die 5 Komponenten interner Kontrollsysteme
Obwohl sich verschiedene Steuerungssysteme auf verschiedene Abteilungen oder Operationen konzentrieren koennen, muessen sie alle die fuenf wesentlichen Komponenten haben.
1. Die Kontrolle der
Umweltkontrollsysteme muss in der Lage sein, den Arbeitsbereich zu manipulieren, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter in einer gesunden Umgebung bleiben. Um dies zu erreichen, betonen viele Unternehmen die
- Verantwortlichkeit der Mitarbeiter
- Die Werte und Ethik des Unternehmens
- Die Leitstellen
- Fuehrungsaufgaben Die Faehigkeiten und Pflichten
- jeder Rolle
- Zielfortschritt
Durch die Foerderung dieser Faktoren koennen Unternehmen sicherstellen, dass alle auf der gleichen Seite sind und auf dieselben Ziele hinarbeiten.
2. Risikobewertung
Sobald Projektmanager kurz- und langfristige Ziele festlegen, muessen sie jedes Risiko einschaetzen, das sie moeglicherweise gefaehrden koennte. Risikomanagement-Teams muessen interne und externe Bedrohungen skizzieren, um ihre Wahrscheinlichkeit und Wirkung zu bewerten. Zu den haeufigen Geschaeftsrisiken gehoeren
- Budgetkuerzungen
- Wirtschaftlicher Abschwung
- Schwankende Kundennachfrage
- Naturkatastrophen
- Gefaehrliches Wetter
- Neuer Wettbewerb tritt auf den Markt
- Diebstahl-/Betrugsdaten
- Verschlechterung
3. Aktivitaetskontrolle
Nach der Bewertung jedes Risikos koennen Unternehmen einen entsprechenden Minderungsplan erstellen. Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter die Praeventionsplaene nach besten Kraeften ueberpruefen und befolgen. Ansonsten ist der Plan nur so effektiv wie der am wenigsten konforme Mitarbeiter.
Mit anderen Worten, alle bis auf einen Mitarbeiter koennten Anweisungen befolgen, und das System koennte immer noch nachlassen. Daher muessen Vorgesetzte die Bedeutung von Risikomanagement und Compliance hervorheben.
4. Datenerfassung und -kommunikation
Jede Operation liefert Daten, unabhaengig davon, ob sie intern oder extern stammen. Diese Informationen enthalten wertvolle Informationen ueber die Leistung der Mitarbeiter, die betriebliche Effizienz und neu auftretende Risiken. Daher sollten Unternehmen die Erfassung und Verfeinerung dieser Daten priorisieren, um umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen.
Der einfachste Weg, Daten zu sammeln, besteht in der Integration vorhandener Managementloesungenwie Lagerbestandskontrolle und Bestellsoftware. Mit einem Systemintegrator koennen Unternehmen eine universelle Schnittstelle einrichten, die fuer jede Abteilung zugaenglich ist. Dadurch entfaellt die Notwendigkeit, manuell durch mehrere Programme zu navigieren, um Informationen zu finden, zu sammeln und zu konsolidieren.
Stattdessen nutzt das System maschinelles Lernen, um Echtzeitdaten aus allen verbundenen Mechanismen zu ziehen. Anspruchsvolle Loesungen verfuegen sogar ueber Analysefunktionen, die detaillierte Berichte aus historischen und aktuellen Informationen generiert haben. Durch die Entwicklung von visuellen Hilfen und Trends gliedert diese Loesungen Rohdaten in umfassende Erkenntnisse.
Managementteams koennen diese Erkenntnisse dann in das interne Kontrollsystem integrieren, um die betriebliche Effizienz und Produktivitaet zu verbessern. Manager muessen jedoch darauf achten, die einzelnen Aenderungen den Mitarbeitern gruendlich zu erklaeren, damit sie sich ihrer Verantwortung bewusst sind. Durch offene Kommunikation verstehen Arbeitnehmer, Aktionaere und Dritte die Erwartungen fuer jede Rolle.
5. Ueberwachung
Sobald das interne Kontrollsystem laeuft, muss das Management seine Leistung und Effektivitaet kontinuierlich ueberwachen, um aufkommende Probleme zu erkennen. Wenn Probleme auftreten oder Systeme nachlassen, muessen Manager das Programm anhalten und die Ineffizienzen beurteilen. Diese Praxis verhindert die Schneeballeffekte, die auftreten, wenn Risiken unbemerkt bleiben und sich zu bedeutenderen Problemen entwickeln.
4 Merkmale eines ordnungsgemaessen internen Kontrollsystems Die
Einrichtung eines wirkungsvollen internen Kontrollsystems erfordert eine gruendliche organisatorische Planung und Zusammenarbeit von jedem Stakeholder. Indem sie auf jedes Detail achten, koennen Manager sicherstellen, dass das Kontrollsystem
1 ist. Schutz der Vermoegenswerte des Unternehmens vor Diebstahl und uebermaessiger Verschwendung.
2. Sicherstellen, dass das Unternehmen weiterhin den Branchenvorschriften und -richtlinien entspricht.
3. Bewertung der Funktionen und der Produktivitaet jedes Mitarbeiters zur Steigerung der betrieblichen Effizienz.
4. Sicherstellen, dass Betriebs- und Finanzdaten aktuell und korrekt sind.
Es ist wichtig zu beachten, dass Unternehmen diese Eigenschaften mit verschiedenen Methoden erreichen koennen. Daher liegt es in der Verantwortung der Aktionaere, zu bestimmen, welche Kontrollstrategie am besten zum Modell und den Beduerfnissen ihres Unternehmens passt.
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