8 Arten von haeufig verwendeten Business Source-Dokumenten

March 02, 2021

Einfuehrung in Quelldokumente

Organisationen haben jeden Tag Gelder, die in ihre Finanzabteilung ein- und ausgehen, was es schwierig macht, die Dinge in Ordnung zu halten. Daher benoetigen Unternehmen eine ordnungsgemaesse Dokumentation, die Details aus jeder internen und externen Transaktion aufzeichnet.

Dokumente aus Geschaeftsquellen beschreiben die Details jedes Kaufs und Verkaufs, damit Unternehmen ihre Buecher auf Richtigkeit pruefen koennen.

Was sind Geschaeftsquellendokumente?

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Geschaeftsquellendokumente sind Berichte, in denen Geschaeftsvorfaelle beschrieben werden, die auch als Audit Trail bezeichnet werden. Diese Dokumente sind notwendig, um aufbewahrt zu werden, wenn es fuer Wirtschaftspruefer an der Zeit ist, Abschluesse zu ueberpruefen und Einkaeufe zu ueberpruefen.

Ein Quelldokument definiert die kritischen Informationen jeder Transaktion, einschliesslich

Namen der beteiligten Parteien

Kaufbetrag

Transaktionsdatum
- Transaktionsherkunft

Autorisierte Unterschrift

Sonstiges relevant

details

Quelldokumente erhalten in der Regel eine Identifikationsnummer und werden zur Genehmigung gestempelt, um sicherzustellen, dass der Kauf ueberprueft wurde und die lokalisieren. Andernfalls kann es schwierig sein zu erkennen, ob Formulare fehlen.

Nach der Ueberpruefung und Genehmigung der Dokumente archivieren die Unternehmen sie zur spaeteren Bezugnahme in einem organisierten Ablagesystem. Unternehmen halten Formulare in der Regel innerhalb des Jahres vor Ort, waehrend aeltere Berichte in den Speicher wechseln koennen.

Einige Unternehmen verwenden jedoch Cloud-Speicher, um alle Quelldokumente in einer universellen Schnittstelle fuer einen einfachen Abruf zu speichern.

Arten von Accounting Source Documents

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Ein Quelldokument ist ein relativ weiter Begriff, da es mindestens acht verschiedene Arten von Unterlagen gibt, die Quelldokumente enthalten.

Angebote

Angebote sind eine Art Bericht, den Lieferanten interessierten Kunden geben, die die Preise fuer die gewuenschten Waren darlegen. Die Kunden koennen sich die Preiseinschaetzungen ansehen und bestimmen, bei welchem Anbieter sie kaufen moechten, in der Regel anhand der guenstigsten Option.

Sobald der Kunde das Angebot ueberprueft hat, uebermittelt er seine Bestellung an den Lieferanten, der dann mit einer Rechnung antwortet, nachdem die Produkte versandt wurden.

Bestellungen

Damit Unternehmen Inventar kaufen koennen, muessen sie ein Bestellformular ausfuellen, das auch als Bestellung bezeichnet wird. Manchmal stellen die Lieferanten diesen Kunden dieses Dokument zur Verfuegung, waehrend Unternehmen zu anderen Zeiten ein A5-Blatt erstellen muessen. Digitale Bestellformulare verwenden jedoch integrierte Software, damit die Finanzabteilung das Dokument durch die entsprechenden Teams weiterleiten kann.

Nach dem Genehmigungsprozess senden Projektmanager das Bestellquellen-Dokument an den Lieferanten. Zu diesem Zeitpunkt beginnt der Lieferant mit dem Erfuellungsprozess der Bestellung und sendet eine Rechnung zurueck. Diese Arten von Quelldokumenten beschreiben nicht immer den Bestellpreis, da er manchmal erst nach der Erfuellung bekannt ist.

Zustellgeraete In

den meisten Faellen bieten Lieferanten eine Lieferliste an, bei der jede Bestellung versandt, gestempelt oder geliefert wird. Dieses Dokument, das auch als Versandschein bezeichnet wird, enthaelt eine Beschreibung des Paketinhalts.

Dies ermoeglicht es dem empfangenden Team, die Inventur mit der Aufzeichnung zu ueberpruefen, um sicherzustellen, dass alles vorhanden ist. Wenn etwas fehlt oder beschaedigt ist, kann sich der Kunde an den Lieferanten wenden und eine Rueckerstattung beantragen.

Verkaufs- und Einkaufsrechnungen

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Wenn ein Unternehmen einen Artikel verkauft, erstellt es einen Bericht, in dem alle relevanten Informationen aus dem Verkauf aufgefuehrt sind. Wenn der Verkaeufer die Mittel jedoch nicht im Voraus erhaelt, sendet er eine Rechnung an den Kaeufer. Eine Rechnung besagt Folgendes.

Zahlungsbedingungen

Informationen des Kaeufers

Informationen des Verkaeufers

- Transaktionsdatum

Ein Geschaeft kann Kunden beispielsweise 30 Tage Zeit geben, um grosse Einkaeufe wie einen Fernseher oder einen Kuehlschrank zu bezahlen. Abhaengig von den Zahlungsbedingungen kann der ausstehende Saldo nach Ablauf des Monats Zinsen anfallen. Wenn der Kunde die Rechnung erhaelt, ueberprueft er die Details zur physischen Lieferung, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist. Nach dem Genehmigungsverfahren leistet der Kaeufer seine Zahlung dann in Schritten oder in voller Hoehe.

Sobald der Verkaeufer die ausgefuellte Verkaufsrechnung erhalten hat, gibt er sie zur spaeteren Bezugnahme in sein Aufzeichnungssystem ein.

Kredit- und Belastungsnotizen

Wenn der Kaeufer entscheidet, dass er keinen Artikel mehr moechte, beginnt er mit dem Ruecksendevorgang. Wenn der Verkaeufer die Ruecksendung genehmigt, stellt er eine sogenannte Gutschrift aus. Diese Art von Quelldokument zeigt dem Lieferanten, dass der Kunde ein Shop-Guthaben auf seinem Konto hat.

Wenn der Kunde einen ausstehenden Saldo aus einem frueheren Kauf hat, reduziert die Gutschrift den Betrag. Andernfalls dient das Formular als Rueckerstattung, die nur im Geschaeft ausgegeben werden kann. In jedem Fall kennzeichnet der Verkaeufer diese Ruecksendung als Belastungsschein, da sie die verfuegbaren Mittel reduziert.

Zahlungsavise

Kunden senden nach Bezahlung ihrer Rechnung eine Ueberweisung oder Zahlung an ihren Lieferanten. Diese Art von Quelldokument beschreibt den bezahlten Betrag und die entsprechende Rechnungsnummer. Die Zahlung erfolgt entweder ueber einen Scheck oder eine elektronische Einzahlung, sofern sie nachvollziehbar ist. In der

Regel fuegen Verkaeufer den Zahlungsavis unten oder am rechten Rand der Rechnung bei. Diese perforierten Abschnitte erleichtern das Abreissen und Einsenden fuer schnelle Zahlungen. Einige haben sogar ein Duplikat, damit Kunden eines fuer ihre Unterlagen haben koennen.

Schecks

Ein Scheck ist eine Banknote, die angibt, wie viel der Kontoinhaber von seinem Bankkonto abhebt. Diese Art von Quelldokument erfordert eine autorisierte Unterschrift des Kontoinhabers, um mit der Verarbeitung zu beginnen. Jeder Scheck hat eine eindeutige Nummer in der oberen rechten Ecke, die es einfach macht, Einkaeufe zu korrelieren. Buchhalter erfassen diese Nummer in der Regel zusammen mit dem relevanten Kauf zur spaeteren Bezugnahme.

In diesem Fall steht der Zahlungsempfaenger oder der Lieferant in der Zeile Bezahlen auf die Bestellung von. Wenn diese Zeile leer bleibt, kann jeder seinen eigenen Namen schreiben und Geld stehlen. Einige Unternehmen haben die Worte Nicht verhandelbar oder Oder Traeger oben auf ihren Schecks stehen.

Indem er diese Worte ausschreitet, verbietet der Zahler dem Zahlungsempfaenger, den Scheck einloesen zu lassen. Daher besteht die einzige Moeglichkeit darin, den Scheck auf das entsprechende Konto einzuzahlen und einen Einzahlungsschein zu erhalten. Alle Einzahlungsscheine sollten ebenfalls auf dem Kontoauszug vermerkt und in der Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens vermerkt werden.

Quittungen

Sobald der Kunde seine Rechnung bezahlt hat, stellt der Verkaeufer eine Quittung aus, in der die Bestell- und Zahlungsbedingungen aufgefuehrt sind. Dieses Quelldokument ist ein Beweis dafuer, dass der Verkaeufer die Bestellung erfuellt hat und der Kunde den Restbetrag bezahlt hat.

Einnahmen sind immer eine gute Idee, vor allem aber wenn Kunden in bar bezahlen, da es keine andere Papierspur gibt. Heutzutage koennen Kunden eine Geldquittung auf Papier oder digital per E-Mail erhalten.