6 consejos de expertos para mantener registros de pequenas empresas

Mantenimiento de registros empresariales

Introduccion al mantenimiento de registros empresariales

Las pequenas empresas y las franquicias acumularan grandes cantidades de documentos comerciales relacionados con finanzas y actividades operacionales . Es necesario contar con un sistema eficiente de mantenimiento de registros empresariales para supervisar estos proyectos y transacciones anteriores.

Al mantener a mano los archivos clave, las organizaciones pueden verificar sus actividades con fines contables. Tambien simplificara los procesos de preparacion de impuestos y las auditorias anuales. Ademas, mantener registros permite a los gerentes tener una vision mas clara de su estado financiero, permitiendo la toma de decisiones informadas.

6 consejos para mantener registros empresariales

6 tips for business record keeping 1615412559 9866

Las pequenas empresas interesadas en mejorar sus sistemas de gestion de registros pueden seguir estas practicas recomendadas.

Establecer un sistema digital de gestion de documentos

Ir sin papel no solo sera sostenible, sino que tambien reducira las posibilidades de desorden y desorganizacion. Los gerentes deben digitalizar sus facturas, recibos y contratos y almacenarlos en un sistema en linea.

Ademas, los nombres de los archivos electronicos se pueden personalizar de acuerdo a lo que conlleva el documento. Por ejemplo, un contrato con un proveedor puede denominarse Contract With Vendor A. Esto facilita al personal encontrarlo en el escritorio, en comparacion con buscarlo en un archivador.

Realizar un seguimiento de los mandatos para la retencion de registros

keep track of mandates for record retention 1615412560 2286

Las agencias gubernamentales, como el Servicio de Impuestos Internos (IRS), otorgan a las organizaciones que conserven ciertos documentos durante un periodo de tiempo determinado. Normalmente, los registros deben conservarse en un plazo de 2 a 6 anos, dependiendo del documento que sea. Sin embargo, los expertos en negocios recomiendan que las organizaciones mantengan todos sus registros durante 7 anos, como minimo. Muchos de estos registros incluyen documentos para ingresos comerciales, deducciones fiscales y nomina.

Los siguientes son algunos de los registros mas comunes que las pequenas empresas deben tener a mano.

  • Contratos de empleados
  • Paystubs
  • Todos los formularios relacionados con impuestos para el IRS
  • Exactos bancarios
  • Registros de tarjetas de credito
  • Registros de seguros
  • Recibos
  • Factura de cliente y proveedor
  • Registros financieros
  • Devolucion de impuestos
  • Documentos legales
  • Documentos de registro de empresas
  • Informacion inmobiliaria

Realizar copias de seguridad periodicas y comprobaciones de seguridad

En la era digital actual, las brechas de datos, los virus de software y el robo pueden ocurrir inesperadamente. Los propietarios de negocios deben tomar medidas preventivas y realizar copias de seguridad de sus archivos electronicos con regularidad. El uso de un sistema de almacenamiento basado en la nube normalmente hara copias de seguridad automaticamente de los registros en linea. Si la empresa tiene papeles fisicos, entonces una copia de cada documento debe guardarse en otra ubicacion.

Ademas, la mayoria de los registros comerciales tienen informacion confidencial y confidencial, como Numeros de Seguro Social. Por lo tanto, estos documentos deben asegurarse adecuadamente. Las empresas deben configurar un sistema protegido por contrasena o que tenga autenticacion de dos factores. Las comprobaciones periodicas de seguridad garantizaran que el sistema este protegiendo eficazmente la informacion.

Finanzas personales y empresariales separadas

separate business and personal finances 1615412560 8626

Los documentos relativos a las finanzas comerciales deben separarse de los archivos personales. Ademas, todos los gastos comerciales y cheques deben pasar solo a traves de la cuenta bancaria de la empresa, no de un empleado o gerente. Esto facilitara el seguimiento y registro del flujo de caja de la empresa. El IRS tambien prefiere ver que las actividades financieras de una empresa estan completamente separadas del capital personal. Si no lo es, entonces la organizacion puede tener que auditar sus transacciones personales y comerciales.

Guardar todos los recibos

Requisitos eficaces de mantenimiento de registros para guardar todos los recibos relacionados con el negocio. A menudo, los recibos de proveedores y socios externos seran documentos fisicos. Estos se pueden guardar en una carpeta reservada para ese ano fiscal. Una nota de que y por que se realizo la compra debe adjuntarse al recibo. La informacion adicional ayudara a la empresa a demostrar que la compra fue un gasto comercial.

Si una empresa no tiene papel, entonces el recibo se puede escanear y digitalizar. Esto agregara una capa adicional de proteccion, en caso de que el recibo fisico se pierda o se dane.

Implementar el software de nomina y contabilidad

El software de nomina y contabilidad puede ayudar a agilizar el proceso de mantenimiento de registros. Estos sistemas pueden crear y archivar automaticamente documentos clave, como facturas de clientes y formularios fiscales. Tambien facilita a los usuarios localizar los archivos que necesitan. Las ultimas herramientas se pueden integrar facilmente en las soluciones de gestion empresarial existentes de la empresa.

8 Reglas para el mantenimiento de registros de pequenas empresas

8 rules to small business record keeping 1615412560 2193

Al desarrollar un proceso de mantenimiento de registros comerciales, los propietarios de pequenas empresas deben considerar las 8 reglas clave.


1. Mantenga siempre documentos que proporcionen informacion para una declaracion de impuestos, como ingresos, deduccion y credito. Estos archivos generalmente incluyen recibos, extractos bancarios y registros de nominas.

2. Mantener estos estados financieros durante al menos 3 anos.

3. Los registros fiscales que proporcionan informacion sobre los empleados deben archivarse durante al menos 4 anos.

4. Los registros de la omision de ingresos de una declaracion de impuestos deben mantenerse durante 6 anos.

5. Los documentos sobre el costo de la deuda incobrable o valores sin valor deben guardarse durante 7 anos.

6. Adoptar la contabilidad electronica y programar copias de seguridad periodicas.

7. Mientras que los gastos relacionados con el transporte, las comidas y el alojamiento que son inferiores a $75 no necesitan un recibo, los propietarios aun deben informar el gasto al IRS.

8. Un documento podria ser importante en el futuro. Cuando tenga dudas sobre un archivo, guardelo por si acaso.


A medida que una empresa opera, se acumularan mas documentos. Al seguir estas reglas y practicas recomendadas para mantener registros empresariales, los equipos de administracion pueden mejorar sus procesos.

SCHEDULE A DEMO